Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 

W przepisach NPzp problematyka wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych została uregulowana w art. 128 ust. 1. 

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp przepisem regułą jest, że to zamawiający jako gospodarz postępowania ocenia, które oświadczenia lub dokumenty i w jakim zakresie są konieczne, aby wykonawca wykazał m.in. spełnienie warunków udziału w postępowaniu i to zamawiający wzywa wykonawcę do ich uzupełnienia, jeżeli uprzednio nie zostały one prawidłowo złożone w trybie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp. Zdarza się jednak, że wykonawca nie zastosuje się do tej reguły i przed skierowaniem do niego wezwania samodzielnie uzupełni dokumenty. Należy podkreślić, że co do zasady w takim przypadku zamawiający nie zostaje zwolniony z obowiązku wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jeżeli złożone przez niego pierwotnie dokumenty nie są wystarczające do potwierdzenia spełniania m.in. warunków udziału w postępowaniu. 

Powyższe wynika z treści art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. 

Po pierwsze, w przepisie tym użyto sformułowania „zamawiający wzywa”, które oznacza obowiązek wezwania po stronie zamawiającego. 

Po drugie, jedyne przewidziane w przepisie okoliczności, które zwalniają zamawiającego z tego obowiązku zostały określone jako: „chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania”. 

Tym samym jedynie konieczność odrzucenia oferty lub konieczność unieważnienia postępowania zwalnia zamawiającego z obowiązku zastosowania art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. 

Okolicznością zwalniającą z tego obowiązku, jak wynika z treści przepisu, nie jest natomiast fakt, że wykonawca z własnej inicjatywy jakieś dokumenty uzupełnił. 

Po trzecie, nie można zgodzić się z tezą, że wezwanie wykonawcy do uzupełnienia po jego wcześniejszym samouzupełnieniu określonych dokumentów, stanowi ponowne wezwanie. Jeżeli wykonawca nie czekając na wezwanie samodzielnie uzupełnił dokumenty, to znaczy, że wezwanie go następnie przez zamawiającego do uzupełnienia w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp będzie w istocie pierwszym wezwaniem, a nie ponownym. 

Po czwarte, należy wskazać, że w świetle art. 7 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca ma prawo otrzymać od zamawiającego precyzyjne informacje co do tego, które pierwotnie złożone przez niego dokumenty i w jakim zakresie nie są wystarczające do wykazania spełniania m.in. warunków udziału w postępowaniu i co w takiej sytuacji ma uzupełnić w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Dopiero bowiem jednoznaczna informacja od zamawiającego w ww. zakresie daje wykonawcy realną możliwość prawidłowego uzupełnienia dokumentów i wykazania spełniania m.in. warunków udziału w postępowaniu. 

Zatem, niezależnie od obowiązków wprost wynikających z treści art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, z których jak wskazano już wyżej, nie zwalnia zamawiającego samouzupełnienie dokumentów przez wykonawcę, brak wezwania w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp naruszałby również wynikające z art. 7 ust. 1 ustawy Pzp prawo wykonawcy do otrzymania precyzyjnej informacji, co musi uzupełnić, i co za tym idzie - prawo do rzeczywistej możliwości prawidłowego uzupełnienia dokumentów. 

Samodzielne uzupełnienie dokumentów, bez wezwania ze strony zamawiającego, nie odbiera wykonawcy ww. praw. W konsekwencji, zaniechanie właściwego wezwania wykonawcy w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp do uzupełnienia dokumentów (np. z powodu samouzupełnienia), nie daje zamawiającemu podstaw do wykluczenia tego wykonawcy w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. 

Reasumując: 

1. jeżeli wykonawca samodzielnie, bez wezwania w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, uzupełni dokumenty, na zamawiającym w dalszym ciągu ciąży obowiązek precyzyjnego wezwania wykonawcy na podstawie ww. przepisu do uzupełnienia dokumentów w koniecznym zakresie, 
2. odstępstwo od powyższego może dotyczyć jedynie sytuacji, gdy wykonawca mimo braku wezwania, samodzielnie uzupełni dokumenty w takim zakresie, jaki rzeczywiście jest potrzebny do wykazania np. warunków udziału w postępowaniu.

W takiej sytuacji bowiem (czyli po prawidłowym samouzupełnieniu) nie zachodzi już przesłanka, o której mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, tj. brak złożenia oświadczeń lub dokumentów, ich niekompletność, błędy lub wątpliwości po stronie zamawiającego. Zatem jedynie po prawidłowym samouzupełnieniu, w świetle ww. przepisu, zamawiający może zostać zwolniony z obowiązku wezwania wykonawcy do uzupełnienia. 

Podobne stanowisko Krajowa Izba Odwoławcza wyraziła też np. w wyrokach: z dnia 2 listopada 2007 r., KIO 2007 i 2014/17, z dnia 11 lipca 2016 r., KIO 1122/16, z dnia 10 stycznia 2017 r., KIO 172/17, z dnia 20 lutego 2015 r., KIO 213, 214 i 215/15, z dnia 23 października 2017 r., KIO 2099/17, z dnia 17 sierpnia 2017 r., KIO 1597/17 z dnia 2 listopada 2015 r., KIO 2243, 2256 i 2262/15.
 
Niezależnie od powyższych rozważań na temat samouzupełnienia, należy także wyjaśnić, że składanie, uzupełnianie, poprawianie lub wyjaśnianie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, należy odnosić do konkretnych oświadczeń lub dokumentów lub konkretnych zawartych w nich informacji. 

Zatem wezwanie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp co do określonego dokumentu lub informacji wynikającej z tego dokumentu, oznacza, że wykonawca nie może być ponownie wezwany jedynie w zakresie tego samego dokumentu lub tej samej informacji. W pozostałym zakresie, jeżeli zamawiający dopiero na dalszym etapie postępowania zorientuje się, że zachodzą określone braki, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, gdyż w tym zakresie (nieobjętym poprzednim wezwaniem) będzie to dopiero pierwsze wezwanie. 

Należy ponadto wyraźnie stwierdzić, że wezwanie wykonawcy do wyjaśnień w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp nie zastępuje wezwania w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp i nie zwalnia z obowiązku dokonania takiego wezwania, jeśli zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp.

Wyrok z dnia 1 czerwca 2020 r., KIO 529/20 

Źródło:  www.uzp.gov.pl