Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126 i z 2018 r. poz. 1993) w przypadku wskazania przez wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 2, § 5 i § 7 rozporządzenia, które znajdują się w posiadaniu zamawiającego, w szczególności oświadczeń lub dokumentów przechowywanych przez zamawiającego zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp, zamawiający w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy, korzysta z posiadanych oświadczeń lub dokumentów, o ile są one aktualne.

Dokumenty, o których mowa w § 10 ust. 2 rozporządzenia to również dokumenty składane w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej.

Jeżeli zamawiający posiada takie dokumenty (np. protokoły odbioru końcowego robót budowlanych), z których będzie wynikać, że wykonawca wykonał roboty budowlane należycie, zgodnie z przepisami prawa budowlanego i roboty zostały prawidłowo ukończone, wykonawca nie ma obowiązku składania takich dokumentów. W takim przypadku wykonawca powinien jednak wskazać, które dokumenty znajdują się w posiadaniu zamawiającego, o ile są one aktualne.

W wyroku z dnia 22 czerwca 2017 r., KIO 1083/17, KIO 1095/17, Krajowa Izba Odwoławcza odniosła się natomiast do dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego i uznała, że przepis art. 26 ust. 6 Pzp „powinien znaleźć zastosowanie na zasadzie analogii legis również do dokumentów potwierdzających, że usługi, dostawy lub roboty budowlane spełniają wymagania zamawiającego. Brak jest podstaw do odmawiania zamawiającemu podstaw do wykorzystania w toku oceny oferty tych wiadomości, które już posiada i żądanie złożenia dokumentów zawierających te informacje jedynie dla poprawności formalnej”.

Jeżeli zamawiający posiada już np. opisy, fotografie, projekty, rysunki, modele, wzory, programy komputerowe, certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę, zaświadczenie niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym, zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich, karty katalogowe, karty techniczne wyrobu, specyfikacje techniczne urządzenia, złożone w uprzednio prowadzonym postępowaniu, które potwierdzają, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, może korzystać z tych dokumentów.