Jeszcze raz o „Otrzymaliśmy dotację w wysokości 200 000 zł na dostawy sprzętu komputerowego i z tych dostaw zostały mam oszczędności w kwocie 80 000 złotych”

Przepisy Pzp nie wskazują metody za pomocą, której zamawiający ustala wartość zamówienia. Zamawiający jest natomiast obowiązany ustalić wartość zamówienia stosując przepisy art. 32-35 Pzp. Przepis art. 32 ust. 1 Pzp wymaga, by zamawiający ustalił wartość zamówienia z należytą starannością. „Należyta staranność”, o której mowa w art. 32 ust. 1 Pzp to ustalanie wartości zamówienia w taki sposób, który nie spowoduje takiego dzielenia zamówienia na odrębne zamówienia, który nie spowoduje celowego uniknięcia stosowania przepisów Pzp. „Należyta staranność”, o której mowa w art. 32 ust. 1 Pzp to również wybór takiego sposobu ustalania wartości zamówienia, który nie spowoduje zaniżać wartości zamówienia celowego uniknięcia stosowania przepisów Pzp.

Tylko co do zasady ustalanie wartości zamówienia jest możliwe, gdy zamawiający ma wiedzę o przedmiocie zamówienia oraz jego wartości lub rozmiarze.

W opinii prawnej Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Przy czym dla przyjęcia powyższej oceny nie ma istotnego znaczenia ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem, bez względu na fakt, czy jest ono finansowane przez zamawiającego z jednego, czy też z kilku różnych źródeł (np. z wykorzystaniem środków pochodzących z programów finansowanych ze środków UE). Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować zgodnie z postanowieniami art. 32-35 ustawy PZP. Dla ustalenia, iż w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający przystępując zatem do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.”

Urząd Zamówień Publicznych zwraca również uwagę, że „Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonywane jest w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia, dokonanego z reguły na podstawie sporządzonego na dany okres planu rzeczowo-finansowego (planu przewidywanych zadań i wydatków na ich pokrycie) ale również z uwzględnieniem wszystkich innych okoliczności, które zaistniały po jego sporządzeniu (np. zwiększenia środków służących do udzielenia określonych zamówień albo niespodziewanej wcześniej konieczności zwiększenia zakresu udzielanych zamówień), a które mają znaczenie dla opisu i oszacowania wartości udzielanego zamówienia. Ustawa Pzp nie reguluje natomiast zasad oraz minimalnego czy maksymalnego okresu, na jaki dany podmiot zobowiązany jest sporządzić plan rzeczowo-finansowy.”.

Podstawą ustalenia wartości zamówienia na dostawy komputerów w 2018r., będzie wiedza o tym, jakie komputery zamierza nabyć zamawiający w 2018 r. oraz wielkość tych dostaw. Jak słusznie zauważa Urząd Zamówień Publicznych „Przy czym dla przyjęcia powyższej oceny nie ma istotnego znaczenia ustalenie źródeł finansowania danego zamówienia. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem, bez względu na fakt, czy jest ono finansowane przez zamawiającego z jednego, czy też z kilku różnych źródeł (np. z wykorzystaniem środków pochodzących z programów finansowanych ze środków UE).”.

Przykładowo, zamawiający w styczniu 2018r. ustalił wartość zamówienia na 500 000 PLN. Wartość ta obejmuje komputery, o których wiedział zamawiający w chwili ustalania wartości zamówienia. Warto zauważyć, że zmiana wartości zamówienia co do zasady nie będzie możliwa po wszczęciu postępowania. Ale tylko co do zasady. Wynika to z art. 35 ust. 2 Pzp, zgodnie z którym „Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.”.

Jeżeli zamawiający ustalił wartość zamówienia zgodnie z przepisami Pzp i po ustaleniu wartości zamówienia nie nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, ustalona wartość nie ulega zmianie.

Jakie zamówienie jest zamówieniem odrębnym, którego wartość będzie ustalana odrębnie?

W opinii prawnej Urząd Zamówień Publicznych zwraca również uwagę, że „Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.”.

Oczywiście takie zamówienie musi być obiektywnie nieprzewidywalne.

Oznacza to, że konieczne będzie wykazanie, że w chwili ustalania wartości zamówienia (najpóźniej w chwili wszczęcia postępowania) zamawiający nie miał żadnej wiedzy o zamówieniu, którego potrzeba udzielenia  ujawniła się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie. A brak wiedzy nie wynika z niezachowania przez zamawiającego wymaganej staranności przy ustalaniu wartości zamówienia. Wystąpiły bowiem okoliczności,  których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć.

Tylko w takim przypadku wartość zamówienia, którego potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, będzie ustalania odrębnie, z uwagi na fakt, iż brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.

W takim przypadku zamawiający stosuje przepisy właściwe dla wartości takiego zamówienia, a zarzut ustalenia wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania Pzp będzie niedorzecznością.

Oczywiście to tylko jeden z przykładów, gdy wartość zamówienia ustala się odrębnie.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że w opinii „Zamówienia publiczne na roboty budowlane realizowane w ramach jednego projektu infrastrukturalnego a zakaz dzielenia zamówienia na części w prawie krajowym i unijnym”  Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „W przypadku zamówień objętych projektem współfinansowanym, podstawą uznania określonych robót budowlanych jako odrębnych zamówień nie może być:

1. brak dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, założeń wyjściowych do kosztorysowania, a także cen jednostkowych robót podstawowych - stanowiących podstawę do sporządzania kosztorysu inwestorskiego,
2. brak programu funkcjonalno-użytkowego, planowanych kosztów robót budowlanych - stanowiących podstawę  obliczania planowanych kosztów prac projektowych lub obliczania planowanych kosztów robót budowlanych,
3. fakt, że na określone roboty zamawiający złożył kilka wniosków o dofinansowanie w wyniku czego roboty objęte zostały kilkoma umowami o dofinansowanie (projektami), jeżeli w sumie stanowią one jedną całość (obiekt budowlany)

w przypadku, gdy zamawiający dysponuje szacunkową kwotą ujętą np. w studium wykonalności, jak również to, że wszczęcie konkretnych procedur następować będzie w pewnych odstępach czasowych, a nie jednorazowo”.

A to tylko czubek góry problemów związanych z ustalaniem wartości zamówienia.

Temat trudny. Opinia Urzędu Zamówień Publicznych to tylko wskazówka. I to bardzo ogólna.

Każdy przypadek będzie wymagać odrębnego rozpatrzenia.

I na koniec … warto przeczytać:

W przypadku odrębnego szacowania wartości umów o świadczenie usług transportowych z uwagi na zawarcie ich przez dyrektorów poszczególnych szkół zamówienia te powinny być szacowane łącznie w skali całej gminy  >>>

Pozdrawiam
Józef Edmund Nowicki