Tryb zamówienia z wolnej ręki jest negocjacyjnym i niekonkurencyjnym trybem udzielania zamówień publicznych. Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

W trybie zamówienia z wolnej ręki nie dochodzi do złożenia oferty, nie sporządza się specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie żąda się wadium.

Zamawiający może natomiast żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

W trybie zamówienia z wolnej ręki postępowanie rozpoczyna się przekazaniem wraz z zaproszeniem do negocjacji informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy, a kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Czynność wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego stanowi czynność zastrzeżoną wyłącznie dla kierownika zamawiającego. Kierownik zamawiającego może natomiast powierzyć pisemnie wybór trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki, pracownikowi zamawiającego.

Umowa podlega unieważnieniu, jeżeli zamawiający z naruszeniem przepisów Pzp zastosował tryb zamówienia z wolnej ręki.

W trybie zamówienia z wolnej ręki wszczęcie postępowania następuje z chwilą przekazania zaproszenia do negocjacji wybranemu wykonawcy.

Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy, a następnie zamawiający i wykonawca zaproszony do negocjacji, prowadzą negocjacje w celu wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 66 ust. 1 Pzp zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

Decyzja o wyborze wykonawcy, z którym będą prowadzone negocjacje jest zatem suwerenną decyzją kierownika zamawiającego.

Nawet w przypadku, gdy w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, zamawiający nie ma obowiązku zaproszenia do negocjacji jednego z tych wykonawców.