Czy zamawiający powinien żądać od wykonawcy zaproszonego do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, aby zaproszony wykonawca już na etapie negocjacji złożył „kosztorys ofertowy” oraz wymagane oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia?

Zgodnie z art. 68 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp w trybie zamówienia z wolnej ręki wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy.

W trybie zamówienia z wolnej ręki wszczęcie postępowania następuje z chwilą przekazania zaproszenia do negocjacji wraz z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnymi dla stron postanowieniami, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnymi warunkami umowy lub wzorem umowy, wybranemu wykonawcy.

W trybie tym postępowanie prowadzi się w celu wynegocjowania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W trybie zamówienia z wolnej ręki najpóźniej z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji, stanowiące wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków i brak podstaw wykluczenia z postępowania. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, oświadczenie wykonawca składa w formie JEDZ-a.

Co do zasady z zaproszeniem do negocjacji zamawiajacy powinien przesłąć opis przedmiotu zamówienia, ponieważ zaprasza wykonawcę do negocjacji, a nie w celu otrzymania dokumentów stanowiących opis przedmiotu zamówienia.

Jeśli zamówienie na roboty budowlane jest udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki lub w istotnych postanowieniach umowy przyjęto zasadę wynagrodzenia ryczałtowego, dokumentacja projektowa może nie obejmować przedmiaru robót.

Przesłane dokumenty powinny umożliwić wykonawcy zaproszonemu do negocjacji zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, a tym samym przygotowanie się do negocjacji.

Zamawiający może zatem żądać w zaproszeniu do negocjacji, aby zaproszony wykonawca przed rozpoczęciem negocjacji złożył wyceniony przedmiar robót, który był załącznikiem do zaproszenia.

W takiej sytuacji wykonawca może jednak odmówić złożenia wycenionego przedmiaru robót, a nawet nie przystąpić do negocjacji. Wykonawca zaproszony nie ma bowiem obowiązku podjęcia negocjacji.

Złożony wyceniony przedmiar robót nie jest ofertą, ponieważ w trybie tym wykonawca zaproszony do negocjacji nie składa oferty.

W opinii prawnej „Dopuszczalność zmiany umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki” Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „Tryb zamówienia z wolnej ręki charakteryzuje się koniecznością przeprowadzenia przez zamawiającego negocjacji z jednym wykonawcą (art. 66 ustawy Pzp), którego zaprasza przekazując informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy (art. 68 ust. 1 ustawy Pzp). Nie jest wykluczone złożenie przez wykonawcę oferty w odpowiedzi na zaproszenie do negocjacji. Należy jednak podkreślić, iż w trybie z wolnej ręki umowa o zamówienie publiczne jest zawierana nie w następstwie wyboru (przyjęcia) oferty przez zamawiającego, lecz w następstwie negocjacji zakończonych kompromisem, tj. porozumieniem odnośnie treści planowanej do zawarcia umowy. Wobec powyższego należy stwierdzić, iż art. 144 ust. 1 ustawy Pzp nie znajdzie odpowiedniego zastosowania w odniesieniu do zakazu zmiany umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki.”.

W zaproszeniu do negocjacji zamawiający określa również wymagania dotyczące warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia, a także oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

Przedmiotem negocjacji są warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Opracowanie: Zespół conexis.pl