W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni (w trybie podstawowym) lub 60 dni (w przetargu nieograniczonym) (zob. art. 220 ust. 3, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp).
Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (zob. art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp). Podkreślenia wymaga, że w przepisach art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp jest mowa o „pisemnym oświadczeniu”, a nie „oświadczeniu”. Przeisy art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp referują do pojęcia „pisemności”.
Zgodnie z art. 7 pkt 16 ustawy Pzp pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Użyte w art. 7 pkt 16 ustawy Pzp wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” oznacza, że w przypadku pisemności komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, a nie dźwiękowej. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie muszą być uzewnętrznione w postaci widzialnej oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jeżeli komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia przekazywanie oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, niewyrażeniem pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, będzie również złożenie oświadczenia o wyrażeniu takiej zgody w formie pisemnej.
W przypadku, gdy przekazywanie oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przepisy art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp nie wymagają złożenia przez wykonawcę oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Co nie oznacza, że oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym nie będzie pisemnym oświadczeniem.
Zamawiający nie może żądać pod rygorem nieważności, złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Pojęcia „pisemnego oświadczenia”, a także „pisemnej zgody”, o której mowa w art. 252 ust. 2 ustawy Pzp, nawiązują do pojęcia pisemności. Pojęcie pisemności nie wymaga, aby dokument był opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pisemność nie oznacza również formy pisemnej.
Analiza treści art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp nie może prowadzić do wniosku, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym, w którym przekazywanie oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dopuszczalne będzie złożenie oświadczenia o przedłużeniu terminu związania ofertą w formie pisemnej . W takim przypadku argumentem o braku podstaw do odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, nie może być, że oświadczenie w formie pisemnej ma większą moc dowodową niż pisemne oświadczenie, np. cyfrowe odwzorowanie oświadczenia sporządzonego w formie pisemnej.
Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (poz. 2452) - w skrócie „rozporządzenie”, oświadczenia inne niż określone w § 2 ust. 1 rozporządzenia, przekazywane w postępowaniu można przekazywać jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie jest oświadczeniem ani dokumentem określonym w § 2 ust. 1 rozporządzenia.
Nie może zatem stanowić podstawy odrzucenia oferty złożenie cyfrowego odwzorowania oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą sporządzonego w formie pisemnej, także w przypadku, gdy zamawiający żądał złożenia takiego oświadczenia w formie elektronicznej, a w przypadku postępowań, o wartości mniejszej niż progi unijne, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
„Dla skuteczności takiego oświadczenia wymagane jest złożenie go przez osobę umocowaną do działania w imieniu wykonawcy, ale Pzp (w tym rozporządzenie wydane na podstawie art. 70 ustawy Pzp) nie wymaga żadnej szczególnej formy dla złożenia takiego oświadczenia ani tym bardziej nie zastrzega rygoru dla niedochowania takiej formy (tj. nie wymaga formy pisemnej ani formy elektronicznej w rozumieniu K.c.). Niemniej złożenie takiego oświadczenia powinno umożliwiać zamawiającemu identyfikację składającego oświadczenie i wolę wywołania przez to oświadczenie skutku prawnego w postaci związania się wykonawcy ofertą na przedłużony okres.” (tak w Komentarzu UZP)
W wyroku z dnia 9 kwietnia 2026 r., KIO 876/26, Krajowa Izba Odwoławcza uznała natomiast, że jeżeli wykonawca, na wezwanie zamawiającego, nie złoży w wyznaczonym terminie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie elektronicznej lub pisemnej, jego oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 w zw. z art. 220 ust. 4 ustawy Pzp.
W postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym Zamawiający wezwał wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Wskazał, że pisemna zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą, powinna zostać złożona w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej. W pouczeniu, wyjaśnił, że brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie powoduje utraty wadium, będzie natomiast skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. W odpowiedzi na powyższe wezwanie, wykonawca przedstawił oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w postaci elektronicznej, tj. jako skan dokumentu pisemnego, niezawierający podpisu elektronicznego. Z kolei, Odwołujący przedstawił analogiczne oświadczenie w formie dokumentu elektronicznego (z podpisem kwalifikowanym elektronicznym). W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, oświadczenie wykonawcy nie zostało przekazane Zamawiającemu w wymaganej formie, tj. z podpisem elektronicznym kwalifikowanym, lecz w postaci elektronicznej, tj. jako odwzorowanie wersji pisemnej (skanu), które nie zawierało podpisu elektronicznego (kwalifikowanego).
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Interpretacja tej przesłanki powinna uwzględniać przede wszystkim jej językowe znacznie. Ustawodawca zastosował bowiem zwrot: „nie wyraził pisemnej zgody”, co w ocenie Izby oznacza każdy przypadek braku uzyskania przez zamawiającego zgody wykonawcy w formie pisemnej, tj. zarówno wskutek odmowy wyrażenia zgody, jak też poprzez wyrażenie zgody w niewłaściwej formie lub po wyznaczonym przez zamawiającego terminie.
Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej zgodnie z art. 78(1) § 2 Kodeksu cywilnego, stosowanego w postępowaniu o udzielenie zamówienia z mocy art. 8 ust. 1 ustawy Pzp, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
W efekcie, jeżeli wykonawca, na wezwanie zamawiającego, nie złoży w wyznaczonym terminie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, w formie elektronicznej lub pisemnej, jego oferta podlega odrzuceniu art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp w zw. z art. 220 ust. 4 ustawy Pzp.
Czy rzeczywiście.... bo z wyrokiem nie sposób zgodzić się