Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Część 2. Dane zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia. Termin wykonania zamówienia.
Treść SIWZ stanowi informację publiczną. Zgodnie z zasadą jawności oraz przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764, z późn. zm.), co do zasady treść SIWZ musi być jawna dla każdego. Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje bowiem każdemu (art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej), z wyjątkiem ograniczenia prawa do informacji publicznej określonego w art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego
Firma to nazwa, pod którą osoba fizyczna lub prawna prowadzi przedsiębiorstwo.
Nazwa (firma) i adres zamawiającego to informacje identyfikujące zamawiającego.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 Pzp zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. W takim przypadku w SIWZ należy wymienić zamawiających, którzy wspólnie przeprowadzają postępowanie oraz podać adresy ich siedzib, krajowe numery identyfikacyjne oraz osoby do kontaktów wraz z danymi do kontaktów. Zamawiający w SIWZ może również wskazać zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiających, którzy chcą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia.
W wyroku z dnia 2 kwietnia 2015 r., I CSK 207/14, LEX nr 1710337, Sąd Najwyższy uznał, że z art. 16 ust. 1 Pzp nie wynika zakaz wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego przez podmioty o niejednorodnym statusie, tj. posiadające status zamawiającego w rozumieniu art. 2 pkt. 12 i art. 3 ust. 1 Pzp łącznie z innymi podmiotami, które, co do zasady, tego statusu nie posiadają („Z przepisów zawartych w Prawie zamówień publicznych nie wynika bowiem zakaz wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego przez podmioty o niejednorodnym statusie, tj. posiadające status zamawiającego w rozumieniu art. 2 pkt. 12 i art. 3 ust. 1 tej ustawy łącznie z innymi podmiotami, które, co do zasady, tego statusu nie posiadają. W szczególności, zakazu takiego niepodobna wywieść, wbrew odmiennemu poglądowi Sądu Okręgowego, z art. 16 ust. 1 P.z.p. Przepis ten nie zabrania wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia przez takie różne podmioty. Skorzystanie zaś przez nie z przewidzianej w art. 16 ust. 1 P.z.p. możliwości przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia przez jednego zamawiającego w imieniu wielu zamawiających może wynikać z przyczyn o charakterze ekonomicznym (np. możliwość zakupu większej ilości towarów bądź usług może zapewnić korzystniejsze warunki zakupu), ale także z warunków organizacyjnych (np. brak wyspecjalizowanych służb mogących przeprowadzić skomplikowane postępowanie). Brak jurydycznych przesłanek do pozbawienia ich tej możliwości.”).
„Ustawa Pzp nie wymaga spełnienia jakichkolwiek przesłanek dla podjęcia decyzji o udzieleniu zamówienia wspólnie, co oznacza, że zamawiający mogą skorzystać z dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w każdym przypadku, jeżeli uznają to za uzasadnione i na podstawie zawartego między sobą porozumienia przeprowadzić wspólnie postępowanie i udzielić wspólnie zamówienia. W tym celu zobowiązani są oni wyznaczyć spośród siebie zamawiającego, którego upoważnią do przeprowadzania postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Powyższe nie oznacza jednak, że w wyniku upoważnienia jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, tracą oni status „zamawiających” w tym postępowaniu. Udzielenie upoważnienia w takiej sytuacji ma bowiem jedynie uzasadnienie organizacyjne i służy uzyskaniu formalnej podstawy do wykonywania przez jednego z zamawiających czynności związanych przeprowadzeniem postępowania i udzieleniem zamówienia w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających. Poza samym upoważnieniem jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia wskazane jest, by zamawiający w ramach umowy lub porozumienia szczegółowo uregulowali relacje pomiędzy sobą. Przy czym, należy zaznaczyć, że analogicznie, jak w przypadku upoważnienia, zawarcie w tych okolicznościach umowy lub porozumienia, nie oznacza, że tylko jedna ze stron takiej umowy lub porozumienia posiada status zamawiającego. Umowa, jak zostało już wskazane powyżej, służy jedynie określeniu charakteru wzajemnych stosunków pomiędzy zamawiającymi, którzy wyrażają wolę wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia. Mając bowiem na względzie fakt, że przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia łączy się z zaciągnięciem zobowiązań finansowych i zazwyczaj istnieje potrzeba kompensacji wydatków, zamawiający wspólnie udzielający zamówienia, powinni w ramach umowy lub porozumienia uregulować w sposób transparentny wszelkie kwestie związane ze swym udziałem w postępowaniu i udzieleniu zamówienia, w tym również rozliczenia finansowe pomiędzy stronami. Dodatkowo, zamawiający działający na podstawie art. 16 ustawy Pzp, powinni precyzyjnie określić w umowie lub porozumieniu wymagania dotyczące samego zamówienia, jak również mogą wskazać zasady, jakie będą obowiązywały w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (np. powołanie członków i sposób działania komisji przetargowej, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej, warunki udziału w postępowaniu, ewentualne wynagrodzenie dla podmiotu przeprowadzającego w imieniu pozostałych postępowanie itp.).” (opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych „Wspólne udzielanie zamówień art. 16 ustawy Pzp” https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow/opinie-dotyczace-ustawy-pzp/inne/wspolne-udzielanie-zamowien-art.-16-ustawy-pzp).
Skoro zamawiający mogą wyznaczyć spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, to tym bardziej mogą wyznaczyć spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przygotowania postępowania (wnioskowanie a fortiori (a maiori ad minus) ).
W SIWZ nie podaje się numeru telefonu zamawiającego. W części dotyczącej nazwy (firmy) oraz adresu zamawiającego, zamawiający może natomiast podać numer faxu oraz adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego (zob. art. 36 ust. 2 pkt 5 Pzp).
W postępowaniach o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa informacja o złożeniu wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu może być przekazana telefonicznie przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. W takim przypadku wniosek uważa się za złożony w terminie, jeżeli przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu został on wysłany i zamawiający otrzymał go nie później niż w terminie 7 dni od dnia upływu terminu składania wniosków (zob. art. 131bc ust. 4 Pzp). W takim przypadku zamawiający może w SIWZ zamieścić również numer telefonu.
Numer telefonu zamawiającego stanowi natomiast element treści ogłoszenia o zamówieniu.
Problematyka informacji o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, jeżeli zamawiający, w sytuacjach określonych w art. 10c-10e Pzp, przewiduje inny sposób porozumiewania się niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, zostanie omówiona w kolejnych częściach cyklu.
Tryb udzielenia zamówienia
Artykuł 36 ust. 1 pkt 2 Pzp wymaga, aby zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazał tryb udzielenia zamówienia (np. „Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego”).
Artykuł 36 ust. 1 pkt 2 Pzp nie wymaga natomiast, aby zamawiający wraz z informacją o trybie udzielenia zamówienia, zamieścił informację o wartości zamówienia, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
Zamawiający nie musi w SIWZ podawać, że „Wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579)” albo „Wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579)”
To, czy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp albo jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp będzie wynikać z ogłoszenia o zamówieniu (ogłoszenia obowiązkowego).
Termin wykonania zamówienia
Zamawiający w SIWZ określa termin wykonania zamówienia.
Zamawiający w SIWZ powinien także zdefiniować pojęcie wykonania zamówienia (np. we wzorze umowy). Jest to konieczne chociażby ze względu na termin zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia. Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane (art. 151 ust. 1 Pzp).
Pojęcie wykonania zamówienia może także oznaczać wykonanie wielu czynności (np. dostarczenie tomografu komputerowego do miejsca wskazanego w umowie, jego montaż, uruchomienie oraz przeszkolenie określonej liczby osób w zakresie jego obsługi, dostarczenie w określonym terminie dokumentacji technicznej oraz instrukcji obsługi w języku polskim).
Termin wykonania zamówienia określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia musi być tożsamy z terminem wykonania zamówienia określonym w ogłoszeniu o zamówieniu. Ustawodawca, posługując się w art. 36 ust. 1 pkt 4 oraz art. 41 pkt 6 pojęciem terminu wykonania zamówienia, nakłada na zamawiającego obowiązek zamieszczenia w specyfikacji oraz ogłoszeniu o zamówieniu jednego takiego samego wykonania zamówienia. Terminem wykonania zamówienia może być liczba miesięcy lub dni od udzielenia zamówienia albo daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia.
Precyzyjne określenie czasu trwania zamówienia jest istotne, gdyż ma wpływ na podjęcie przez wykonawcę działań w sferze organizacyjnej w celu rozpoczęcia wykonywania zamówienia, jego realizacji i zakończenia.
Zamawiający może określić w specyfikacji bardzo krótki termin realizacji zamówienia lub wykonywania poszczególnych czynności wchodzących w skład zamówienia, jeżeli jest to uzasadnione jego potrzebami (zob. wyrok z dnia 24 listopada 2009 r., KIO/UZP 1533/09).
Opis przedmiotu zamówienia
W SIWZ zamawiający zamieszcza opis przedmiotu zamówienia. Zamieszczony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opis przedmiotu zamówienia musi spełniać wymagania określone w art. 29-31.
W ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający wskazuje natomiast krótki opis przedmiotu zamówienia oraz wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań, a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane.
Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 Pzp, w opisie zamówienia podstawowego wskazuje ewentualny zakres tych usług lub robót budowlanych oraz warunki na jakich zostaną one udzielone (zob. art. 67 ust. 1a Pzp).
W przypadku zamówienia na wykonanie robót budowlanych elementem opisu przedmiotu zamówienia jest m. in. projekt budowlany w zakresie uwzględniającym specyfikę robót budowlanych oraz przedmiar robót. Dokumenty te zamawiający obowiązany do posiadania strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej zamieszcza na tej stronie. Zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. z 2007 r. Nr 10, poz. 68) dokumenty stanowiące SIWZ nie mogą być zabezpieczone przed drukowaniem i kopiowaniem.
Zgodnie z art. 37 ust. 2 Pzp zamawiający w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego udostępnia SIWZ na stronie internetowej (…). Jeżeli zamawiający jest obowiązany do posiadania strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej, udostępnia SIWZ na tej stronie.
Prawo opcji, o ile jest przewidziane, jest niezbędnym składnikiem opisu przedmiotu zamówienia.
Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, zamawiający każdorazowo określa w opisie przedmiotu zamówienia gwarantowany poziom zamówienia publicznego, który zostanie na pewno zrealizowany, co pozwala wykonawcom na obliczenie ceny oferty, oraz dodatkowy zakres, którego realizacja będzie uzależniona od określonych w umowie okoliczności i stanowi uprawnienie zamawiającego, z którego może, ale nie musi, on skorzystać. W wyroku z dnia 3 października 2014 r., KIO 1944/14, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że: „Obowiązek precyzyjnego opisania zakresu, jakiego prawo opcji dotyczy, nie oznacza, że Zamawiający musi kalkulować i określać na etapie tworzenia specyfikacji, jaki procent z zakresu objętego prawem opcji może nie zostać wykorzystany. Prawem zamawiającego jest przyjęcie założenia, że realizacja zamówienia będzie wymagała konieczności wykorzystania pełnego zakresu prawa opcji. Dla zapewnienia uczciwej konkurencji przy kalkulowaniu ceny oferty konieczne jest określenie w sposób precyzyjny zakresu, jakiego prawo opcji dotyczy, oraz wskazanie tej części zamówienia, która będzie realizowana na pewno, oraz tej części, której realizacja będzie uzależniona od decyzji zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji, co w tym postępowaniu zostało przez Zamawiającego uczynione”. Prawo opcji jest instytucją, która zobowiązuje zamawiającego do realizacji zamówienia jedynie w zakresie gwarantowanym, natomiast uprawnieniem zamawiającego jest żądanie realizacji zamówienia w zakresie poszerzonym, a obowiązkiem wykonawcy jest realizacja zamówienia w całości, tj. w zakresie gwarantowanym i poszerzonym. Wykonawcy nie przysługuje prawo domagania się realizacji zamówienia w zakresie poszerzonym, jeśli zamawiający nie skorzysta ze swego uprawnienia do opcji w toku realizacji umowy (zob. wyroki KIO: z dnia 28 maja 2013 r., KIO 1168/13; z dnia 14 października 2013 r., KIO 2172/13; KIO 2177/13).
Jeżeli zamawiający opisuje przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, elementem opisu przedmiotu zamówienia jest opis rozwiązania równoważnego opisanemu.
Opisując przedmiot zamówienia przez odniesienie do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 Pzp, zamawiający jest obowiązany wskazać, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym.
Zobacz:
Opis przedmiotu zamówienia - art. 29 ust. 3 Pzp >>>
W części dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia zamawiający może również wskazać oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.
W opisie przedmiotu zamówienia na usługi lub roboty budowlane zamawiający określa również wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Zobacz:
Opis przedmiotu zamówienia - art. 29 ust. 3a Pzp >>>
Zamawiający może określić w opisie przedmiotu zamówienia konieczność przeniesienia praw własności intelektualnej lub udzielenia licencji.
Zamawiający może również określić w opisie przedmiotu zamówienia wymagania związane z realizacją zamówienia, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, środowiskowe, społeczne, związane z innowacyjnością lub zatrudnieniem, w szczególności dotyczące zatrudnienia: bezrobotnych w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, młodocianych, o których mowa w przepisach prawa pracy, w celu przygotowania zawodowego, osób niepełnosprawnych w rozumieniu ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz innych osób, o których mowa w ustawie o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Elementem opisu przedmiotu zamówienia są nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.
Wyrok z dnia 16 maja 2016 r., KIO 681/16
Zarzut naruszenia art. 36 ust. 1 pkt 4, art. 142 ust. 1 i art. 29 ust. 1 Pzp przez nieokreślenie terminu realizacji usługi w sposób jednoznaczny i określenie terminu końcowego realizacji etapu 2 przez zdarzenie przyszłe i niepewne
„Zarzut zasługuje na uwzględnienie w takim zakresie, w jakim treść siwz nie może stać w sprzeczności z treścią ogłoszenia.
Bezsporne jest pomiędzy stronami, że zamawiający wpisał w sekcji II.3 ogłoszenia o zamówieniu 73 miesiące od udzielenia zamówienia, natomiast we wzorze umowy w § 3 jak również w załączniku A do Formularza Ofertowego wskazał, że w Etapie 2 występuje okres podstawowy i okres wydłużony, jak również przewidział opcję 36 miesięczną w ramach etapu 3.
Biorąc pod uwagę treść art. 34 ust. 5 Pzp, to zamówienie podstawowe plus opcja to maksymalny zakres przedmiotu zamówienia, zatem dla każdego z kontraktów określony w § 3 ust. 2 i w § 27 zakres czasowy świadczenia usługi przekracza 73 miesiące. Tym samym termin realizacji zamówienia określony w części SIWZ jaką jest wzór umowy i w ogłoszeniu nie są spójne. (…)
Zatem dla rozpoznania przedmiotowego zarzutu Izba musiała wziąć pod uwagę specyficzny stan faktyczny niniejszej sprawy. Wyrazem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców wyrażonej w art. 7 ust. 1 Pzp jest bowiem zgodność postanowień siwz z postanowieniami ogłoszenia o zamówieniu. Dopuszczenie do rozbieżności pomiędzy tymi dokumentami ma zawsze wpływ na krąg podmiotów zainteresowanych postępowaniem, a także prowadzi do możliwości złożenia nieporównywalnych ofert przez wykonawców, który czerpią wiedzę o postępowaniu z tych dwóch różnych źródeł. O tym, że ogłoszenie i specyfikacja muszą pozostawać spójne świadczy także treść art. 38 ust. 4a Pzp, który w sytuacji zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, nakłada na zamawiającego obowiązek przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania, drogą elektroniczną, zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie - jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. (…).
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej termin wykonania zamówienia określa zakres zamówienia, a zatem jest elementem istotnym. Czym innym jest ścisły termin podany w ogłoszeniu, zwłaszcza, że zamawiający mając taką możliwość w sekcji VI.3 nie zawarł w odniesieniu do terminu informacji, że podany termin w sekcji II.3 ma, jak twierdził na rozprawie, jedynie szacunkowy charakter, nadto nawet przy uwzględnieniu wyłącznie terminów podanych przez zamawiającego w § 3 ust. 2 wzoru umowy, to termin 73 miesięczny podany w ogłoszeniu nie obejmuje opcji wynikającej z § 27 wzoru umowy.
Wprawdzie podane przez odwołującego do tego zarzutu podstawy prawne w części nie odnoszą się do opisanego przez odwołującego stanu faktycznego, to jednak stan faktyczny opisany został w sposób konkretny umożliwiający Izbie jego subsumpcję pod określone normy prawne. Izba w opracowaniu siwz dopatrzyła się naruszenia art. 7 ust. 1 ustawy w związku z art. 36 ust. 1 pkt 4 ustawy.
Przepis art. 36 ust. 1 pkt 4 Pzp nakazuje określić w siwz termin realizacji zamówienia, zamawiający wprowadzając rozbieżność pomiędzy ogłoszeniem, a siwz doprowadził do sytuacji, w której należało uznać, że termin taki w ogóle nie został określony w dokumentach składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia tj. w § 3 i § 27 wzoru umowy. (…)”
Józef Edmund Nowicki