Na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nie dotyczy dokumentów stanowiących treść oferty oraz przedmiotowych środków dowodowych niestanowiących treści oferty. 

W przepisie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp ustawodawca wyraźnie wskazuje na trzy odmienne instytucje: wezwanie do złożenia, wezwanie do poprawienia i wezwanie do uzupełnienia. 

Użyte w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu” oznacza sytuację, gdy wykonawca nie złożył wymaganego oświadczenia lub dokumentu (brak fizyczny wymaganego oświadczenia lub dokumentu). 

W żadnym przepisie ustawy Pzp ustawodawca nie wyjaśnia na czym polega złożenie oświadczenia lub dokumentu niekompletnego lub zawierającego błędy. 

Zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych „dokument (oświadczenie) jest niekompletny, jeżeli wprawdzie został fizycznie przedłożony, ale nie spełnia określonych przez zamawiającego wymagań formalnych (np. nie został podpisany, jest nieczytelny lub jego kopia nie została potwierdzona za zgodność z oryginałem). Od tych dwóch przypadków należy odróżnić dokumenty (oświadczenia) zawierające błędy. Są to dokumenty, które zostały fizycznie złożone oraz są formalnie poprawne, jednak nie potwierdzają spełniania odpowiednich wymagań.” 

W praktyce tytuł wezwania nie ma znaczenia. 

Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganego podmiotowego środka dowodowego, zamawiający może wezwać wykonawcę do jego złożenia lub uzupełnienia. O tym, jakich czynności powinien dokonać wykonawca na wezwanie zamawiającego (w tym przypadku wykonawca powinien złożyć podmiotowy środek dowodowy), decyduje nie tytuł, lecz treść uzasadnienia wezwania. 

Nie można uznać wezwania za wadliwe, jeżeli zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia podmiotowego środka dowodowego, którego wykonawca nie złożył, jeżeli w uzasadnieniu wezwania podaje powody, dla których wzywa wykonawcę, aby ten złożył podmiotowy środek dowodowy (niezłożenie podmiotowego środka dowodowego na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp). W takim przypadku uzupełnienie podmiotowego środka dowodowego oznacza złożenie takiego środka, który uprzednio nie został złożony. 

Zamawiający może również wezwać wykonawcę do uzupełnienia lub poprawienia wykazu robót budowlanych złożonego jako dokument elektroniczny, ale nieopatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne). Także w tym przypadku, o tym jakich czynności powinien dokonać wykonawca na wezwanie zamawiającego (w tym przypadku złożyć podmiotowy środek dowodowy opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym), nie decyduje tytuł wezwania, tylko treść uzasadnienia. 

Jeżeli wykonawca na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp złożył podmiotowe środki dowodowe, zamawiający powinien dokonać badania tych środków dowodowych kompleksowo, tj. zbadać, który podmiotowy środek dowodowy został złożony z błędami, a który jest niekompletny.

Jeżeli wykonawca na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp złożył podmiotowy środek dowodowy opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne), ponieważ taki był zakres żądania w wezwaniu (przed wezwaniem wykonawcy zamawiający uznał, że wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu), a po uzupełnieniu podmiotowego środka dowodowego zamawiający doszedł do wniosku, że wykonawca nie spełnia warunku udziału w postępowaniu, powinien wezwać wykonawcę do poprawienia takiego podmiotowego środka dowodowego, wskazując powody wezwania. W takim przypadku nie będzie to dwukrotne wezwanie. 

Jeżeli zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wezwał wykonawcę do złożenia podmiotowego środka dowodowego, wykonawca powinien złożyć podmiotowy środek dowodowy kompletny i bez błędów. Jeżeli wykonawca w terminie złożył podmiotowy środek dowodowy niekompletny lub z błędami, zamawiający odrzuca ofertę takiego wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Pzp.