Art. 128 ust. 1 ustawy Pzp: Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: 1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub 2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Ustawodawca nie wskazuje w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp terminu do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień (…). Termin ten musi być jednak realny, tzn. umożliwić wykonawcy złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub udzielenie wyjaśnień. Oczywiście należy pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 8 ust. 4 ustawy Pzp („Termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze”).

Należy pamiętać, że wykonawca, przed upływem terminu wskazanego w wezwaniu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, może zwrócić się do zamawiającego o przedłużenie tego terminu. Decyzja w tym zakresie należy jednak do zamawiającego. Zwłaszcza w przypadku, gdy pierwotny termin był realny, a wykonawca nie przedstawia żadnego racjonalnego uzasadnienia. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy wykonawca wnosi o przedłużenie terminu ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stronie, której nie mógł on przewidzieć.

Brak staranności po stronie wykonawcy nie będzie argumentem dla żądania przedłużenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, o ile zamawiający w wezwaniu wskazał termin realny.

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego w warunkach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i szybkości tego postępowania i generalnie krótkich terminów ustawowych nie jest czymś nadzwyczajnym. Istotą wezwania do uzupełniania dokumentów jest możliwość przedłożenia przez wykonawcę dokumentów, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu (bądź też dokumentów przedmiotowych), które wykonawca powinien posiadać już w momencie upływu terminu składania ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, prezentowane w treści rozpoznawanego przez Izbę odwołania, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.” 

Warto zauważyć, że oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (składane wraz z ofertą), stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, odpowiednio na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. 

Natomiast z chwilą zamieszczenia SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania wykonawca ma informacje o wymaganych podmiotowych środkach dowodowych. A to oznacza, że co do zasady staranny wykonawca na ten dzień już powinien podjąć „gromadzenie” tych środków dowodowych.