Artykuł 15 ust. 2 Pzp dopuszcza możliwość powierzenia pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. Pomocnicze działania zakupowe polegają na zapewnieniu wsparcia dla działań zakupowych, w szczególności przez: zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych, doradztwo dotyczące przeprowadzania lub planowania postępowań o udzielenie zamówienia, a także przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia i przeprowadzanie ich, w imieniu i na rzecz zamawiającego.

W takim przypadku zamawiający nadal posiada status zamawiającego, a własna jednostka organizacyjna zamawiającego i osoba trzecia działają jako pełnomocnicy zamawiającego, w imieniu i na rzecz zamawiającego.

Osoba trzecia może być osobą prawną i działać przez swoje organy, a także - osobą fizyczną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Przykładem powierzenia przygotowania lub przeprowadzenia postępowania osobie trzeciej będzie powierzenie brokerowi ubezpieczeniowemu czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej zamawiającego.

Własna jednostka organizacyjna oraz osoba trzecia nie mają statusu zamawiającego. Nie mogą im być powierzone również czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego określone w art. 14–26 Pzp. Ich wykonywanie kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie tylko pracownikom zamawiającego (art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp). Osoba trzecia (np. broker ubezpieczeniowy) może natomiast dokonywać czynności określonych w art. 20 ust. 3 Pzp (przedstawiać kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także w zakresie, o którym mowa w art. 20 ust. 1  Pzp, występować z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia).

Osoba trzecia będąca osobą fizyczną składa, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Pzp.

Ponieważ przepis art. 15 ust. 2 Pzp stanowi, że zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (pełnomocnikom), możliwe jest powierzenie pełnomocnikom odrębnie przygotowania postępowania, a także odrębnie przeprowadzenie postępowania. Zamawiający może również powierzyć własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej wykonanie niektórych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Możliwe jest także dokonanie przez zamawiającego czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania, a następnie powierzenie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej wyłącznie dokonania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania.

Na podstawie art. 15 ust. 2 Pzp możliwe jest zatem dokonanie przez zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem postępowania, a następnie powierzenie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej wyłącznie czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania, a także powierzenie własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej czynności związanych z przygotowaniem postępowania, a następnie dokonanie przez zamawiającego czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania. Przepis art. 15 ust. 2 Pzp dopuszcza również powierzenie wszelkich czynności przygotowawczych oraz czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania osobie trzeciej. Zakres czynności powierzonych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej będzie uzależniony od decyzji kierownika zamawiającego.

W ogłoszeniu  zamówieniu należy zaznaczyć, że „Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania” oraz „Informacje na temat podmiotu, któremu zamawiający powierzył/powierzyli prowadzenie postępowania”.

Zamawiający obowiązani do stosowania przepisów o dostępie do informacji publicznej, zamieszczają ogłoszenie o zamówieniu na stronie podmiotowej Biuletynu Zamówień Publicznych. Informacje o zamówieniach publicznych co do zasady stanowią bowiem informację publiczną.

Jeżeli zamawiający stosuje art. 15 ust. 2 Pzp, za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia nadal odpowiada kierownik zamawiającego.

Jeżeli zamawiający na podstawie art. 15 ust. 2 Pzp powierza pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej, w tym przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia i przeprowadzanie ich, w imieniu i na rzecz zamawiającego, za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia będą również odpowiadać osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania, na podstawie art. 15 ust. 2 Pzp.

W przypadku powierzenia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej przygotowania postępowania i przeprowadzania postępowania w imieniu i na rzecz zamawiającego, wadium wpłaca się na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego.

Komisję przetargową powołuje kierownik zamawiającego, a nie kierownik jednostki organizacyjnej zamawiającego, chyba że kierownik zamawiającego na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp powierzy kierownikowi jednostki organizacyjnej zamawiającego (jeżeli będzie pracownikiem zamawiającego) dokonanie takiej czynności. Powołanie komisji przetargowej oraz dokonywanie zmian w jej składzie to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego.

Umowę podpisuje kierownik zamawiającego, chyba że zostanie ustanowiony pełnomocnik.

Należy również pamiętać, że w przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych określonego w art. 17, osoba obowiązana lub upoważniona do działania w imieniu podmiotu publicznego lub prywatnego, który oferuje pomocnicze działania zakupowe na rynku, któremu kierownik zamawiającego powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, podlega odpowiedzialności za to naruszenie, jeżeli zamawiający jest jednostką sektora finansów publicznych lub udzielane zamówienie publiczne jest finansowane ze środków publicznych (art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2017., poz. 1311).

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych w przypadku, gdy zamawiający, na podstawie art. 15 ust. 2 Pzp powierza pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (por. art. 15 ust. 3 Pzp), nie traci on na skutek tej czynności statusu zamawiającego, który udziela zamówienia. W ww. okolicznościach, zamawiający, a nie pełnomocnik, sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez podmiot trzeci, bądź jego własną jednostkę organizacyjną. Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy przeprowadzenie postępowania na zamówienie udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z nich, a w następstwie tego postępowania, każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia. Obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa indywidualnie na każdym z zamawiających, w których imieniu postępowanie zostało przeprowadzone. Z drugiej strony, pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego zamawiającego, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa.

Opracowanie: Zespół conexis.pl