Orientacyjna wartość zamówienia jest przypuszczalną wartością planowanych robót budowlanych, dostaw lub usług i do jej ustalenia zamawiający może wykorzystać informacje dotyczące podobnych zamówień udzielonych w latach ubiegłych czy też pozyskane wskutek rozeznania rynku. Orientacyjna wartość zamówienia nie musi być wartością identyczną z wartością zamówienia ustalaną w celu podjęcia decyzji czy postępowanie będzie prowadzone zgodnie z przepisami właściwymi dla postepowania o wartości równej lub przekraczającej progi unijne czy mniejszej od progu unijnego, ale równej lub przekraczającej 130 000 złotych, w przypadku udzielania zamówień klasycznych przez zamawiających publicznych.
Podstawą ustalenia orientacyjnej wartości zamówienia nie musi być również opis przedmiotu zamówienia, opisany zgodnie z przepisami art. 99 i nast. Niemniej jednak brak podstawowych informacji o przedmiocie, wielkości lub zakresie zamówienia uniemożliwia ustalenie takiej wartości. Do ustalenia orientacyjnej wartości zamówienia zamawiający może wykorzystać informacje dotyczące podobnych zamówień udzielonych w latach ubiegłych czy też pozyskane wskutek rozeznania rynku.
Należy również zwrócić uwagę na treść przepisu art. 23 ust. 1 i 3 ustawy Pzp.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień (w skrócie „plan postępowań”), jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. W przepisie tym jest mowa o zamówieniach, jakie zamawiający przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym.
Zgodnie natomiast z art. 23 ust. 3 ustawy Pzp plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące: przedmiotu zamówienia, rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi, przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia, orientacyjnej wartości zamówienia, przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Z przepisów art. 23 ust. 1 zdanie pierwsze i ust. 3 ustawy Pzp wynika, że zamieszczenie w planie postępowań informacji o zamówieniu lub zamówieniach, jakie zamawiający przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym, będzie możliwe tylko w przypadku, gdy zamawiający będzie w stanie określić nie tylko orientacyjną wartość tych zamówień, ale także przedmiot tych zamówień, rodzaj, przewidywany tryb albo procedurę ich udzielenia oraz przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez Urząd Zamówień Publicznych w opinii „Plan postępowań określony w nowej ustawie prawo zamówień publicznych”: „W planie postępowań zamawiający powinien zgromadzić wszystkie – znane w dacie jego sporządzania – roboty budowlane, dostawy lub usługi, które będą przedmiotem przyszłych postępowań, co ma szczególne znaczenie w kontekście zakazu dzielenia zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy czy też zaniżenia wartości zamówienia (por. art. 29 ustawy Pzp). Przy czym w planie zamówień zamieszcza się zamówienia, których proces udzielenia sfinalizuje się w danym roku finansowym, jak również takie, które zostaną zrealizowane w następnych latach.”
Urząd Zamówień Publicznych zwraca również uwagę, że „W planie postępowań zamawiający podaje przedmiot zamówienia w sposób umożliwiający potencjalnym wykonawcom określenie czy będą w stanie dane zamówienie wykonać z uwagi chociażby na profil prowadzonej działalności, a także czy będą mogli w zaplanowanym przez zamawiającego terminie przygotować odpowiednie zasoby uwzględniające ilość, wielkość, czy też zakres planowanego zamówienia. Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia powinny zawierać określenie, co będzie przedmiotem przyszłego postępowania o udzielenie zamówienia, poprzez podanie jego nazwy.”
Podkreślenia wymaga również cel zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego planu postępowań.
W opinii „Przygotowanie przez zamawiających planu postępowań o udzielenie zamówień” Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że: „Plan postępowań stanowi również jasną informację dla wykonawców zainteresowanych działalnością na rynku zamówień publicznych. Wprowadzenie obowiązku publikacji planów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego umożliwi wykonawcom przygotowanie się do postępowań z wyprzedzeniem, rozplanowanie i alokację posiadanych zasobów w czasie. W konsekwencji może on pozwolić na takie planowanie działań w ramach prowadzonej działalności, by zwiększyć aktywność określonych wykonawców w sferze zamówień publicznych, co wprost może przełożyć się na wzrost konkurencyjności postępowań przetargowych.”
Plan postępowań nie powinien więc zawierać informacji, które mogłyby wprowadzać w błąd potencjalnych wykonawców, w tym informacji dotyczących przedmiotu zamówienia i orientacyjnej wartości zamówienia.
Należy również zauważyć, że orientacyjna wartość zamówienia nie jest wartością zamówienia stanowiącą podstawę do podjęcia decyzji czy do udzielenia zamówienia zamawiający będzie stosować przepisy ustawy Pzp właściwe dla zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne czy zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne.
W celu ustalenia wartości zamówienia stanowiącej podstawę ustalenia czy do udzielenia zamówienia zamawiający będzie stosować przepisy ustawy Pzp właściwe dla zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne czy zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne, wartość zamówienia ustala się zgodnie z przepisami art. 28 – 36 ustawy Pzp.
W trybie podstawowym (art. 275 pkt 1 i 2 ustawy Pzp) oraz przetargu nieograniczonym ustalanie wartości zamówienia, co do zasady, następuje na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia.
Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań (art. 36 ust. 1 ustawy Pzp). Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia (art. 36 ust. 2 ustawy Pzp).