Zamawiający na podstawie przepisu art. 26 ust. 3a ustawy Pzp, wezwał odwołującego do złożenia ważnego na dzień składania ofert pełnomocnictwa udzielonego przez drugiego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wyznaczając odwołującemu termin na uzupełnienie do dnia 11 lutego 2020 r. 

Odwołujący, za pismem z dnia 10 lutego 2020 r. przesłał zamawiającemu uchwałę wspólników datowaną na dzień 27 stycznia 2020 r., do której załącznikiem nr 1 było pełnomocnictwo obejmujące uprawnienie do złożenia wspólnej oferty na część 14 zamówienia oraz podpisywania wszelkich dokumentów związanych z przetargiem. 

Dokumentem pełnomocnictwa, datowanym na dzień 27 stycznia 2020 r., był uprzednio podpisany przez wykonawców skan dokumentu w formie pisemnej, który po jego zdigitalizowaniu (tj. przetworzeniu do postaci pliku .pdf) opatrzono kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi złożonymi przez wykonawców w dniu 3 lutego 2020 r. 

W konsekwencji otrzymania pełnomocnictwa w opisanym powyżej kształcie zamawiający podjął decyzję o odrzuceniu oferty odwołującego na podstawie przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, wskazując na dwie okoliczności: po pierwsze - na nieważność pełnomocnictwa, które nie zostało sporządzone w formie elektronicznej, po drugie - na okoliczność, że z treści pełnomocnictwa nie wynikało, aby pełnomocnik był umocowany do działania w imieniu konsorcjum w dacie składania ofert. 

W tym stanie rzeczy Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie, choć nie podzieliła wszystkich argumentów zamawiającego wskazanych za podstawę odrzucenia oferty odwołującego.  

Skład orzekający nie zgodził się z twierdzeniem zamawiającego, że nie doszło do przedstawienia pełnomocnictwa w formie elektronicznej, ponieważ do jej zachowania, zgodnie z art. 78(1) § 1 k.c., wystarczające jest opatrzenie oświadczenia woli złożonego w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, do czego doszło. 

Przeciwne stanowisko zamawiającego w tej kwestii można sprowadzić do stwierdzenia, jakoby nie było możliwe zachowanie formy elektronicznej dokumentu w sytuacji, w której na etapie jego sporządzania przybrał on wcześniej de facto formę pisemną. Innymi słowy, zamawiający uznałby pełnomocnictwo przedstawione przez odwołującego za prawidłowe co do formy jedynie w sytuacji, w której dokument stwierdzający jego udzielenie sporządzony był w całości elektronicznie, tj. miał postać dokumentu .pdf wyłącznie z podpisami kwalifikowanymi. 

W tej kwestii skład orzekający zgodził się ze stanowiskiem odwołującego, że obostrzenie takie nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z przepisu art. 78(1) § 1 k.c., a powstały w zakwestionowany przez zamawiającego dokument wpisuje się w definicję dokumentu elektronicznego.

Do powyższego dodać należy, że w wyniku zdigitalizowania dokumentu pełnomocnictwa i opatrzenia tak przygotowanego pliku podpisami kwalifikowalnymi doszło do złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej o treści tożsamej z oświadczeniem funkcjonującym poprzednio w formie pisemnej. 

Przedstawione powyżej rozstrzygnięcie co do formy pełnomocnictwa  zdeterminowało jednak sposób rozstrzygnięcia drugiego z zagadnień składających się na podstawę odrzucenia oferty odwołującego. 

Skoro odwołujący przedstawił zamawiającemu pełnomocnictwo w formie elektronicznej, to dla ustalenia daty udzielenia tego pełnomocnictwa relewantny jest moment opatrzenia dokumentu pełnomocnictwa kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

W postępowaniu ponad wszelką wątpliwość miało to miejsce w dniu 3 lutego 2020 r., a zatem po upływie terminu składania ofert. Tym samym nie sposób twierdzić, że na moment dokonywania czynności objętej pełnomocnictwem (tj. złożenia oferty w dniu 27 stycznia 2020 r.) M.P. był do tego umocowany, skoro pełnomocnictwa udzielono w późniejszym czasie. 

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że pełnomocnictwo może nosić datę późniejszą niż czynność, do której uprawnia, z zastrzeżeniem, że z treści pełnomocnictwa wynikać musi uprawnienie do danej czynności w chwili jej dokonania. 

Z treści spornego pełnomocnictwa nie wynikało, że M.P. był umocowany do złożenia oferty na część 14 zamówienia w dacie dokonania tej czynności. Pełnomocnictwo nie wskazywało również, jakoby mocodawca następczo potwierdził tę czynność. 

Tym samym ustalenie zamawiającego, że z treści pełnomocnictwa nie wynikało, aby pełnomocnik był umocowany do działania w imieniu konsorcjum w dacie składania ofert i oparta na nim decyzja o odrzuceniu oferty odwołującego była prawidłowa i nie stanowiła naruszenia art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp w zw. z art. 104 zdanie pierwsze k.c.

Wyrok z dnia 10 marca 2020 r., KIO 405/20 
Źródło:  www.uzp.gov.pl