Czy w przetargu nieograniczonym ogłoszenie o zamówieniu zamieszczane na tablicy ogłoszeń musi być w oryginale z podpisem kierownika zamawiającego, czy może być kopia ogłoszenia zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej?
Zgodnie z art. 40 ust. 1 Pzp zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. W trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz partnerstwa innowacyjnego wszczęcie postępowania następuje przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej. Wszczęcie postępowania następuje zatem z chwilą ziszczenia się obu tych zdarzeń. Celem zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej jest umożliwienie dostępu do ogłoszenia każdemu zainteresowanemu treścią ogłoszenia, a nie tylko zainteresowanym ubieganiem się o udzielenie zamówienia. Co do zasady zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej musi nastąpić w tym samym dniu.
Ponieważ ogłoszenie o zamówieniu publicznym stanowi oświadczenie woli, „przy ocenie momentu wszczęcia postępowania można się posiłkować również przepisami Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 § 1 k.c. oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Biorąc pod uwagę, że adresatem ogłoszenia są oferenci, należy uznać, iż skutecznie jest ono złożone z chwilą, z którą mogą oni się zapoznać z jego treścią, a więc w momencie jego upublicznienia. Mając powyższe na uwadze, trzeba stwierdzić, że wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne następuje w dniu uzewnętrznienia woli zamawiającego. W trybie przetargowym dniem wszczęcia postępowania będzie więc co do zasady data zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu publicznym, które publikowane jest w siedzibie zamawiającego w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej, jeżeli zamawiający posiada taką stronę” (wyrok KIO z dnia 1 kwietnia 2009 r., KIO/UZP 343/09).
W uchwale z dnia 18 września 2013 r., KIO/KU 85/13, zwrócono uwagę, że: „O dacie wszczęcia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego przesądza przepis art. 40 ust. 1 ustawy stanowiący, że zamawiający wszczyna postępowanie, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. Data przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej w celu jego opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ma to znaczenie w przedmiocie wszczęcia postępowania, że ogłoszenie o zamówieniu nie może być zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, przed dniem jego przekazania wskazanemu Urzędowi (art. 40 ust. 3 i ust. 6 pkt 1 ustawy P.z.p.)”.
Ogłoszenie o zamówieniu musi mieć charakter publiczny. Wynika to z samej istoty przetargu nieograniczonego, który ma charakter publiczny („Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy”, zob. art. 39), jak również z charakteru informacji o zamówieniu publicznym, która jest informacją publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Publikacja ogłoszenia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej ma na celu zachowanie zasad: jawności postępowania, równego traktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji. Miejsce publicznie dostępne w siedzibie zamawiającego to takie, do którego mają niczym nieograniczony dostęp wszyscy zainteresowani. Nie będzie nim miejsce, do którego dostęp jest ograniczony obowiązkiem uzyskania specjalnych zezwoleń (np. przepustki) lub ramami czasowymi wynikającymi ze specyfiki pracy zamawiającego. Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowią inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający (art. 41 k.c.). Przepis art. 40 ust. 1 Pzp nie uprawnia zatem do rozumienia pojęcia siedziby zamawiającego inaczej, aniżeli pojęcie to zostało zdefiniowane w art. 41 k.c. Miejscem publicznie dostępnym nie będzie zatem miejsce w lokalu lub budynku stanowiącym własność zamawiającego, w którym nie znajduje się jego siedziba. Wynika to z faktu, że potencjalni zainteresowani zamówieniem publicznym, chcąc uzyskać informacje o zamówieniu, będą kierować się do siedziby zamawiającego, tak jak wskazuje to art. 40 ust. 1 Pzp.
Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w budynku, w którym nie znajduje się siedziba zamawiającego, stwarzałoby utrudnienie dla tych zainteresowanych, którzy nie mają dostępu do Internetu i informacje o zamówieniu chcieliby uzyskać z ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w siedzibie zamawiającego.
W przypadku zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu wewnątrz budynku, w którym znajduje się siedziba zamawiającego, umiejscowienie ogłoszenia nie powinno naruszać jego publicznego charakteru. Zamieszczenie go wewnątrz budynku, w którym znajduje się siedziba zamawiającego, powinno zapewniać niczym nieutrudniony dostęp do informacji zawartych w ogłoszeniu o zamówieniu. Nie mogą to być miejsca trudne do odszukania lub takie, do których dostęp będzie utrudniony.
W opinii „Publikowanie ogłoszeń w siedzibie zamawiającego poprzez zastosowanie elektronicznej tablicy informacyjnej (ekranu sterowanego dotykiem)” , Urząd Zamówień Publicznych uznał, że przepisy art. 40 ust. 1, 12a ust. 3, art. 92 ust. 2, art. 115 ust. 1 Pzp „realizowane są przez zamawiających z reguły poprzez zamieszczenie ogłoszenia/zmian w jego treści/informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej w siedzibie zamawiającego na tzw. tablicy ogłoszeń, nie przekreśla to możliwości zamieszczenia ich w publicznie dostępnym miejscu w siedzibie zamawiającego w inny sposób, np. poprzez upublicznienie ogłoszenia/zmian w jego treści/informacji o wyborze za pośrednictwem ogólnie dostępnej elektronicznej tablicy informacyjnej (ekranu sterowanego dotykiem), oznaczonej jako miejsce publikacji ogłoszeń i innych informacji o czynnościach podejmowanych przez zamawiającego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez danego zamawiającego. Jeżeli zatem przyjęty przez zamawiającego sposób zamieszczenia informacji w jego siedzibie nie będzie prowadził do ograniczeń w zakresie dostępu do nich dla wszystkich zainteresowanych, a w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego znajdzie się również czytelna informacja o miejscu publikacji informacji, o których mowa m.in. w przepisach art. 40 ust. 1, 12a ust. 3, 92 ust. 2, czy 115 ust. 1 ustawy p.z.p. na sterowanej elektronicznie tablicy informacyjnej, można uznać go za spełniający warunek zamieszczenia «w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego». Istotne jest więc, aby elektroniczna tablica informacyjna umożliwiająca publikację ogłoszenia/zmian jego treści/informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej przez zamawiającego oraz przeglądanie ww. informacji przez zainteresowane osoby, spełniała przesłankę nielimitowanej dostępności (brak opłat za korzystanie, czy haseł), umożliwiając swobodne przeglądanie informacji zamieszczonych przez danego zamawiającego. Powinna ona również znajdować się w siedzibie zamawiającego – w specjalnie wydzielonym do tego, w sposób jasny i czytelny oznaczonym - miejscu, do którego nieskrępowany dostęp ma każda osoba nie będąca pracownikiem zamawiającego, i która wyrazi wolę zapoznania się z treścią ogłoszeń/zmian w ich treści/innych informacji o czynnościach podejmowanych przez zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto powinna być również zapewniona czysto techniczna możliwość zapoznania się z treścią ww. informacji w sposób nielimitowany, ciągły i bezpośredni poprzez dostęp do pełnej ich treści za pomocą prostej i jasnej instrukcji korzystania z ekranu dotykowego umożliwiającego zapoznanie się z ogłoszeniami/zmianami do nich w wersji elektronicznej. Jeżeli zatem sposób publikacji informacji, o których mowa w art. 40 ust. 1, 12a ust. 3, 92 ust. 2, 115 ust. 1 ustawy p.z.p. za pośrednictwem elektronicznej tablicy informacyjnej umieszczonej w siedzibie zamawiającego odpowiada powyżej opisanym warunkom, należy uznać go za zgodny z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych”.
Ogłoszenie o zamówieniu niezależnie od miejsca jego publikacji lub zamieszczenia (także specyfikacja istotnych warunków zamówienia) są oświadczeniami woli zamawiającego i należy je interpretować z uwzględnieniem art. 65 § 1 k.c.
Ze względu na informacje zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszenie to powinno być udostępnione na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do upływu terminu składania ofert z zachowaniem ciągłości. I ten obowiązek ciąży na zamawiającym.
Przepisy Pzp nie wymagają, by ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (np. zamieszczone na tablicy ogłoszeń) było podpisane przez z kierownika zamawiającego, po uprzednim zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Wystarczy, że w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (np. na tablicy ogłoszeń) zostanie zamieszczony wydruk ogłoszenia uprzednio zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Przepisy Pzp nie wymagają również, by na stronie internetowej był zamieszczony skan ogłoszenia o zamówieniu podpisanego prze z kierownika zamawiającego.
Opracowanie: Zespół conexis.pl