Podpis własnoręczny to nie parafa

1 lutego 2013 r. powódka (zamawiający) zawiadomiła o wyborze oferty. Wskazała, iż w postępowaniu wpłynęło 13 ofert, a do realizacji zamówienia wybrano ofertę numer 8 złożoną przez firmę (...). Odrzucono ofertę firmy (...) Sp. z o.o. z Z. z uwagi na brak drugiej strony formularza ofertowego określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej powoływane jako SIWZ), co spowodowało, że wykonawca nie podał w swojej ofercie terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji, warunków płatności. Odrzucona oferta nie zawierała również podpisu osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu.

Weryfikacja postępowania przetargowego dokonana przez Departament (...) O. (...) Urzędu Marszałkowskiego Województwa (...) w B. wykazała, że powódka nieprawidłowo odrzuciła ofertę z najniższą ceną firmy (...) Sp. z o.o. z Z. Ocenę tę podtrzymał także Urząd Zamówień Publicznych Departament Kontroli Zamówień Współfinansowanych ze Środków Unii Europejskiej, a następnie także Prezes Urzędu Zamówień Publicznych i ostatecznie Krajowa Izba Odwoławcza swojej w uchwale z 17 stycznia 2014 r., (...), stwierdzając naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej powoływane jako P.z.p.). W konsekwencji powyższego, pozwany odmówił powódce wypłaty przyznanej pomocy, argumentując, że poniesione przez nią wydatki na budowę obiektu określonego w umowie z 15 listopada 2012 r. nie mają cech wydatków kwalifikowanych w rozumieniu § 1 pkt 13 tej umowy.

W ocenie Sądu, powództwo nie było uzasadnione. Wprawdzie formularz ofertowy (...) Sp. z o.o. zawierał tylko pierwszą stronę, która została podpisana nieczytelnym podpisem (parafą), przy którym nie przybito pieczątki, jak również wykonawca nie załączył drugiej strony formularza ofertowego, gdzie powinny zostać wpisane m.in.: termin wykonania zamówienia, okres rękojmi i gwarancji oraz warunki płatności, jednak do oferty tej załączono podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania (...) Sp. z o.o. - prezesa zarządu R. B., projekt umowy o treści identycznej jak załącznik nr 5 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z którego wynika przede wszystkim to, że w § 2 wykonawca zobowiązał się do wykonania umowy do dnia 28 czerwca 2013 r., a w § 5 zostały określone warunki płatności, natomiast w § 8 wskazano okres, na jaki wykonawca udziela gwarancji i rękojmi - 3 lata od daty podpisania przez zamawiającego i wykonawcę protokołu odbioru końcowego.

W konsekwencji, wszystkie istotne elementy oferty zostały przez oferenta podane, a co więcej, zostały one już określone i narzucone w SIWZ przez zamawiającego, nie podlegały więc dowolności i ocenie. Zdaniem Sądu, niezgodność oferty z treścią SIWZ, co stanowi przesłankę odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 P.z.p. ma miejsce jedynie w sytuacji, gdy zawartość merytoryczna oferty nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia pod względem przedmiotu zamówienia oraz sposobu jego wykonania. Odrzucenia oferty w tym przypadku można zatem dokonać tylko wówczas, gdy oferowane świadczenie nie odpowiada wymaganiom opisanym w specyfikacji czy istniejący brak możliwości zgodnego z opisanymi wymaganiami wykonania umowy nie budzi jakichkolwiek wątpliwości. Stąd też niezgodność treści oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia musi mieć charakter zasadniczy i nieusuwalny. Brak drugiej strony oferty nie oznaczał, iż (...) Sp. z o.o. nie zaoferowała świadczenia odpowiadającego wymaganiom wyrażonym w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W kwestii dotyczącej braku podpisu ocenił, że podpis nie musi spełniać warunków szczególnych odnośnie jego treści lub wyglądu, ponieważ znaczenie ma jedynie identyfikacja osoby, od której pochodzi. Brak jest zatem podstaw do uznania, aby podpis zawierający inicjały, ujęte jednak w określony, powtarzalny i przez to charakterystyczny dla danej osoby znak graficzny, stanowił jedynie parafę. W świetle całej dokumentacji złożonej w ofercie przez wykonawcę (...) Sp. z o.o., istniała możliwość weryfikacji tego podpisu. W wielu miejscach oferty został bowiem złożony taki sam podpis, dodatkowo opatrzony pieczęcią firmową. Nie ma więc jakichkolwiek wątpliwości, iż podpis ten pochodzi od tej samej osoby, która jest osobą upoważnioną do reprezentowania (...) Sp. z o.o. Niezależnie od tego, Sąd wyjaśnił, że na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Powyższe wątpliwości powód jako zamawiający mógł więc wyjaśnić korzystając z tej procedury, czego jednak nie uczynił. Z uwagi na powyższe Sąd oddalił powództwo i obciążył powódkę kosztami procesu.

Powódka wniosła apelację od powyższego wyroku (…).

Stanowisko Sądu Apelacyjnego:

Apelacja była uzasadniona.
Zgodnie z dominującym w orzecznictwie i w doktrynie poglądem (por. wyrok SN z 20 stycznia 2012 r., I CSK 373/2011, LexisNexis nr (...), do zachowania formy pisemnej oświadczenia woli, konieczne jest złożenie podpisu przez jego autora pod treścią odzwierciedlającą całość tego oświadczenia woli. Podpis stanowi bowiem zatwierdzenie treści dokumentu i dlatego powinien być umieszczony pod treścią stwierdzoną pismem na znak, że jest objęta oświadczeniem woli lub wiedzy podpisującego.

W kwestii samego podpisu przyjmuje się natomiast, że nawet jeśli jest nieczytelny, nie może budzić wątpliwości, że zamieściła go osoba, której złożenie ujętego w dokumencie oświadczenia woli się przypisuje. „Zasadniczo bowiem podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest jednak konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis powinien więc wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne.” (tak SN w postanowieniu z 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/2009, LexisNexis nr 2044496, por. też wyrok).

Znak graficzny naniesiony pod treścią pierwszej strony oferty (...) Sp. z o.o., w świetle powyższych wywodów, nie jest podpisem, gdyż nie ma cech identyfikowalności osoby, która go złożyła.

Wbrew stanowisku Sądu Okręgowego, który bezkrytycznie podzielił pogląd Krajowej Izby Odwoławczej wyrażony w uchwale z 17 stycznia 2014 r., (...) (k. 10 i nast.), nie wiadomo więc w istocie, kto fragmentaryczną ofertę M. Sp. z o. złożył w jej imieniu.

Ponadto, co jednak w okolicznościach sprawy nie ma już znaczenia, „podpis” ten nie jest powtarzalny na tle innych podpisów widniejących pod treścią pozostałych dokumentów złożonych przez działającego w imieniu oferenta w omawianym postępowaniu przetargowym. Zasadniczo odbiega ona bowiem swoją formą od tych podpisów, które zawierają nazwisko i opatrzone są służbową pieczęcią (k. 107, 110-180).

Zatem samo umiejscowienie „podpisu”, nie pod kompletną treścią oferty, oraz jego forma wskazują, że należy traktować go jako tylko parafę, spełniającą w tym przypadku funkcję akceptacji opatrzonego nią fragmentu dokumentu, przez co rozumie się, że został, ale także tylko w tej części, przygotowany do złożenia na nim podpisu (zob. Z. Radwański, op. cit.s. 130).

W sytuacji, gdy złożona oferta była niekompletna i nie odpowiadała zasadzie pisemności, powódka nie miała podstaw prawnych do tego, by umożliwić (...) Sp. z o.o. jej sanowanie w trybie art. 87 P.z.p. Przepis ten dopuszcza bowiem wyjaśnienie przez wykonawców na żądanie zamawiającego treści złożonych ofert, nie zaś dokonywanie w nich jakichkolwiek zmian, poza poprawieniem oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub innych, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty. Wyjaśnienie oferty nie może także prowadzić do uzupełnienia jakiegokolwiek brakującego dokumentu, w tym samej oferty, co w tym ostatnim przypadku stanowiłoby obejście prawa - art. 82 ust. 1 i 84 P.z.p. (por. J. Pieróg, Prawo zamówień publicznych, Wyd. C.H.BECK, Warszawa 2013, str. 320).

Sąd Apelacyjny podzielił także argumentację apelacji, w której skarżący wskazując na sprzeczność miedzy stanowiskami różnych składów Krajowej Izby Odwoławczej przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych, podniósł, że nie może ponosić odpowiedzialności za brak jednolitej wykładni przepisów przez organ, którego orzecznictwo jest punktem odniesienia w procedowaniu w zakresie zamówień publicznych. Mimo bowiem, że w sprawie niniejszej KIO uznała, że oferta (...) Sp. z o.o., oceniona łącznie z całą złożoną przez ten podmiot dokumentacją przetargową, spełniała warunki ustawowe, w innych orzeczeniach prezentowała odmienne zapatrywanie - zgodne z wyrażonym wyżej stanowiskiem Sądu Apelacyjnego, przyjmując, że taka oferta bezwzględnie podlega odrzuceniu (por. wyrok (...) z 7 kwietnia 2014 r., KIO 537/14; KIO 599/14, LEX nr 1455502, wyrok KIO z 3 stycznia 2014 r., KIO 2831/13, LEX nr 1430533) wobec braku zastrzeżonej pod rygorem nieważności formy pisemnej, który to brak nie może być konwalidowany.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 26 marca 2015 r., I ACa 960/14 >>>

Józef Edmund Nowicki