Warto zauważyć, że nowej ustawie funkcjonuje pojęcie „pisemności”.

Pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 7 pkt 16 Pzp). Użyte w art. 7 pkt 16 Pzp wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” oznacza, że komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, a nie dźwiękowej lub wizualnej. Jak wskazuje się w uzasadnieniu do projektu ustawy wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie muszą być uzewnętrznione w postaci widzialnej postaci oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie np. w postaci papierowej lub elektronicznej. Znaki pisarskie to między innymi cyfry, litery, znaki interpunkcyjne, symbole matematyczne, chemiczne, fizyczne, astronomiczne, kartograficzne, techniczne, abrewiatury (np. $, §, €, £, ¥, ©, ®). Pojęcia „pisemnie” nie można utożsamiać z formą pisemną oświadczenia woli w rozumieniu art. 78 k.c. Pojęcie pisemności nie wymaga, aby dokument był podpisany podpisem własnoręcznym obejmującym treść oświadczenia lub opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych (art. 224 ust. 1 NPzp). Wykonawca może udzielić pisemnych wyjaśnień, co oznacza na gruncie art. 7 pkt 16 NPzp, że wykonawca będzie mógł przesłać zamawiającemu „pisemne wyjaśnienie w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych pocztą elektroniczną jako skan uprzednio sporządzonego oświadczenia w formie pisemnej lub przesłać takie wyjaśnienie, jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu, a nie jako załącznik do maila. 

Warto także zwrócić uwagę, że zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Minstrów z  dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w §  ust. 1 rozporządzenia (tj. inne niż: wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 Pzp, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 Pzp, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 Pzp), przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1. 

Oznacza to, że wykonawca może przesłać zamawiającemu pisemne wyjaśnienie w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych pocztą elektroniczną jako skan uprzednio sporządzonego oświadczenia w formie pisemnej lub przesłać takie wyjaśnienie, jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu dołączając dowody, np. skany faktur, zawartych umów z hurtowniacmi budowlanymi, ewidencji wyposażenia itp. załączy do e-maila. 

Ważne jest, by dokumenty elektroniczne w postępowaniu spełniały łącznie następujące wymagania: były utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, umożliwiały prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym, umożliwiały prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku oraz zawierały dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.

Zgoda w formie pisemnej nie oznacza „pisemna zgoda” wykonawcy na wybór oferty po upływie terminy związania ofertą. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty (art. 252 ust. 2 Pzp). W takim przypadku wykonawca również będzie mógł przesłać zamawiającemu skan uprzednio sporządzonego oświadczenia (zgody) w formie pisemnej lub przesłać „pisemną zgodę” jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu, a nie jako załącznik do maila.

Oświadczenie w formie pisemnej nie oznacza „pisemnego oświadczenia”, o którym mowa w art. 220 ust. 4 Pzp. W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni. Przedłużenie terminu związania ofertą, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W takim przypadku wykonawca może przesłać zamawiającemu „pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą” pocztą elektroniczną jako skan uprzednio sporządzonego oświadczenia w formie pisemnej lub przesłać takie oświadczenie, jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu, a nie jako załącznik do maila.
 

Józef Edmund Nowicki