Zgodnie z art. 223 ust. 1 NPzp 2 w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem art. 223 ust. 2 i art. 187 NPzp, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

Zgodnie natomiast z art. 223 ust. 1 pkt 5 NPzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Czy przedmiotowe środki dowodowe stanowią treść oferty?

Przedmiotowe środki dowodowe zostały zdefiniowane w art. 7 pkt 20 NPzp i są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.

Przedmiotowe środki dowodowe odpowiadają oświadczeniom i dokumentom potwierdzającym spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, o których mowa była w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Oświadczenia i dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp (tzw. „dokumenty przedmiotowe”) odnosiły się bezpośrednio do właściwości przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy (przedmiotu zamówienia) i co do zasady były również w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym, częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia. Dokumenty przedmiotowe należało rozpatrywać jako kwalifikowaną formę potwierdzenia zgodności oferowanego świadczenia z wymaganym przez zamawiającego. Oznacza to, że zadeklarowana przez wykonawcę treść oferty musiała znaleźć potwierdzenie w dokumentach przedmiotowych. W konsekwencji brak takiego potwierdzenia również była podstawą do odrzucenia oferty jako niezgodnej z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokumenty przedmiotowe były w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia. Kryterium rozróżniającym i decydującym o odmiennej kwalifikacji dokumentów przedmiotowych jest cel ich składania oraz zakres informacji wynikający z ich treści.

Jeżeli zamawiający żądał dokumentów przedmiotowych tylko w celu potwierdzenia spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, dokumenty te nie odnosiły się bezpośrednio do treści oferty w rozumieniu art. 87 ust. 1 oraz art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. W takim przypadku zamawiający stosował przepisy art. 26 ust. 3 i 4 ustawy Pzp. Dokumenty przedmiotowe składane w celu dokonania oceny ofert, stanowiły treść oferty i podlegały wyjaśnieniu na podstawie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, a nie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp.

Do dokumentów przedmiotowych składanych w celu dokonania oceny ofert, nie miał zastosowania art. 26 ust. 3 ustawy Pzp.

Należy zauważyć, że przepis art. 107 ust. 2 NPzp wprowadził odmienną od obowiązującej w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, procedurę składania przedmiotowych środków dowodowych, gdy wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych wraz ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne. W takim przypadku zamawiający wzywa do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Zamawiający nie będzie stosować przepisu art. 107 ust. 2 NPzp, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy będzie służył potwierdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

W ustawie Pzp wezwanie do złożenia lub uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, był natomiast ustawowym obowiązkiem zamawiającego (art. 26 ust. 3 ustawy Pzp). Przepisy NPzp wprowadziły także odmienne zasady składania dokumentów przedmiotowych.

W przepisach NPzp przedmiotowe środki dowodowe w zakresie służącym potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, w zakresie służącym potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 NPzp). W takim przypadku nie stanowią one treści oferty.

Gdy zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu oceny ofert, wykonawca także dołącza je do oferty.

W ustawie Pzp oświadczenia i dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp składał tylko wykonawca którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie z art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp.

Jeżeli przedmiotowe środki dowodowe będą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, podstawą wyjaśniania ich treści będzie art. 107 ust. 4NPzp.

Jeżeli przedmiotowe środki dowodowe będą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, będą stanowić treść oferty, a podstawą wyjaśniania ich treści będzie art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze NPzp. W takim przypadku stanowią treść oferty.

W przypadku, gdy przedmiotowe środki dowodowe nie będa potwierdzać spełniania przez oferowane dostawy, usłuygi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego (nie będa potwierdzać zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia) zamawiajacy odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 NPzp.

Nalezy również zauważyć, że przedmiotowe środki dowodowe można uzupełnić, nie można natomiast ich poprawić.