Ratio legis art. 135 ust. 2 ustawy Pzp polega na uzyskaniu przez wykonawców pewności, co do wymagań zawartych w SWZ, w szczególności dotyczących opisu przedmiotu zamówienia i w konsekwencji umożliwienie podjęcia decyzji, czy są w stanie ubiegać się o udzielenie zamówienia i złożyć oferty nie podlegające odrzucenia. W wielu przypadkach instytucja ta jest nadużywana przez wykonawców, którzy nie tyle chcą wyjaśnić budzące wątpliwości postanowienia specyfikacji warunków zamówienia, tylko dążą do ich „dopasowania”, do swoich możliwości ofertowych. Instytucja zadawania pytań bywa nadużywana, co prowadzi do przewlekłości postępowania, ze szkodą dla zamawiającego.
W orzecznictwie przyjmuje się, że wyjaśnienia wykonawcy służą właściwej ocenie oferty i mogą dotyczyć potwierdzenia merytorycznego jej zakresu, niewynikającego wprost ze złożonych oświadczeń lub dokumentów. Wyjaśnienia treści SWZ służą doprecyzowaniu lub rozwinięciu kwestii wynikających z jej postanowień w celu przedstawienia ich celowościowego rozumienia, niedoprecyzowanych z rożnych przyczyn na etapie tworzenia SWZ.
Przepisy art. 135 ust. 1 i 2 ustawy Pzp odnoszą się wyłącznie do sytuacji, gdy wykonawca nie rozumie treści SWZ i w celu jej zrozumienia zwraca się do zamawiającego o jej wyjaśnienie. Takie rozumowanie przepisów art. 135 ust. 1 i 2 ustawy Pzp jest istotne, ponieważ przepisy ustawy Pzp nie obligują zamawiającego do obowiązku udzielana wyjaśnień, gdy wykonawca zwraca się do zamawiającego w innym celu niż wyjaśnienie treści SWZ lub żądanie zmiany jej treści.
W art. 135 ust. 1 i art. 284 ust. 1 Pzp ustawodawca użył sformułowania „Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ”. Wyjaśnianie (zwane również tłumaczeniem) jest jedną z odmian rozumowania. Wyjaśnianie jest zadaniem myślowym, które polega na wskazaniu uzasadnienia dla danej treści SWZ. Wyjaśnianie treści SWZ polega zatem na udzieleniu odpowiedzi na pytanie „dlaczego tak jest jak zamawiający postanowił w treści SWZ”.
Instytucja wyjaśnień treści SWZ pozwala wykonawcom na uzyskanie od zamawiającego wytłumaczenia określonych, niejasnych treści SWZ.
Jeżeli wyjaśnienia treści SWZ są tylko tłumaczeniem treści SWZ, której nie rozumie wykonawca, nie jest wymagana zgoda kierownika zamawiającego na udostępnianie wyjaśnień treści SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Za udzielanie wyjaśnień treści SWZ będzie odpowiedzialny członek komisji przetargowej, któremu kierownik zamawiającego powierzy dokonanie takiej czynności w dokumencie określającym zakres obowiązków członków komisji przetargowej (zob. art. 55 ust. 3 ustawy Pzp).
Kierownik zamawiającego może również powierzyć wyjaśnianie treści SWZ osobie niebędącej członkiem komisji przetargowej i pracownikiem zamawiającego na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Wyjaśnianie nie może stanowić podstawy wprowadzenia innych treści niż zawarte w SWZ. Udzielenie wyjaśnień rozbieżnych z pierwotną treścią SWZ, zawężających lub rozszerzających treść SWZ, wykracza poza instytucję wyjaśniania treści SWZ. Częstą praktyką zamawiających jest udzielanie wyjaśnień bez zmiany treści SWZ. Praktyka ta może być aprobowana, jeśli wyjaśnienia treści SWZ nie pozostawiają wątpliwości, że nie są zmianą treści SWZ. Wyjaśnić można treść czegoś co istnieje, dodanie nowej możliwości nie jest wyjaśnieniem, lecz zmianą SWZ.
Ponieważ kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, powinien zatwierdzać zmiany treści SWZ przed ich udostępnianiem na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
Wyjaśnienia treści SWZ mogą stanowić uszczegółowienie, ewentualnie doprecyzowanie treści SWZ w zakresie przedstawionym przez wykonawców występujących z zapytaniami. W takim przypadku należy rozważyć, czy stopień uszczegółowienia lub doprecyzowania treści SWZ stanowi zmianę treści SWZ lub jest na tyle istotny, że wymaga zgody kierownika zamawiającego.