Kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 (wystąpienie konfliktu interesów) lub 3 (prawomocnie skazane za przestępstwo) ustawy Pzp. 

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. (złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść).

Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. Podpis ma określony cel, ponieważ jest potwierdzeniem złożonego oświadczenia i aby skutecznie takie potwierdzenie stanowić, musi spełniać podstawowy wymóg - musi pozwalać na identyfikację osoby, która bądź w imieniu własnym, bądź w imieniu reprezentowanego przez siebie podmiotu określone oświadczenie woli złożyła. 

Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, aby w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację jego autora. Podpis powinien więc wykazywać cechy indywidualne, ale powtarzalne. Istotne jest by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. 

Nazwisko nie musi być w pełnym brzmieniu i dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Podpis powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, dlatego nie mogą być one uznane za podpis. 

Składając podpis na dokumencie podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne, oraz że pochodzi od osoby podpisanej. 

Opatrzenie znakiem graficznym, który nie wykazuje znamion podpisu, pieczęcią imienną nie oznacza, że znak taki staje się podpisem.

Wyjątkiem może być znak „zorro” ale tylko, gdy oświadczenie złożył Zorro