Czy będąc wykonawcą lub członkiem komisji przetargowej rzeczywiście rozumiesz istotę formy pisemnej (czy parafa może być podpisem własnoręcznym)

Taki sposób podpisania zobowiązania co do zasady uznać należy za odpowiadający wymogom formy pisemnej. Obowiązujące przepisy nie określają bowiem znaczenia terminu podpis, który jest niezbędnym elementem zachowania formy pisemnej w rozumieniu art. 78 k.c. Przepis art. 78 § 1 Kc zakreśla minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. Podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalający na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła. Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie czytelności podpisu jest jednolite i wynika z niego, że podpis powinien być na tyle czytelny, aby pozwolić zidentyfikować osobę, która się nim podpisuje (zob. KIO 1291/12, KIO 1797/11, KIO 1801/11, KIO 1807/11, KIO 1808/11, KIO 1813/11, KIO 1817/11).

Również w orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, że podpis może być nieczytelny, jeśli tylko został napisany w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Dla osób, którym taka forma podpisu nie jest znana, złożenie podpisu nieczytelnego jest natomiast podstawą domniemania, że został złożony w formie zwykle używanej przez wystawce. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów CZP 146/93. Pogląd, że podpis w rozumieniu art. 78 k.c. nie musi być czytelny, wyraził również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku II FSK 1144/05.

Obowiązujące przepisy nie definiują również pojęcia parafy, które pojawia się jedynie na gruncie prawa notarialnego i wekslowego, gdzie rozróżniana jest parafa i podpis. Rozróżnienia takiego nie ma natomiast na gruncie kodeksu cywilnego, który na podstawie art. 14 Pzp stosowany jest do czynności podejmowanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

W orzecznictwie przyjmuje się, że parafa jest znakiem ręcznym składającym się z inicjałów (zob. postanowienie Sądu Najwyższego, II CKN 894/00). Skoro podpis nie musi spełniać żadnych szczególnych kryteriów dotyczących jego treści lub wyglądu, a decydujące znaczenie ma to, czy identyfikuje on osobę, od której pochodzi, to brak jest podstaw do uznania, że podpis zawierający inicjały, ale ujęte w określony, powtarzalny i charakterystyczny dla danej osoby znak graficzny stanowi parafę, a nie podpis. Jeżeli podpis nieczytelny identyfikuje osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy tego, brak jest podstaw do odrzucenia oferty.

Podpis nieczytelny nie jest parafą. Parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu.

Zachowaniem formy pisemnej oferty nie będzie złożenie tylko parafy na formularzu ofertowym.

Warto przypomnieć, że kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej (a to nie to samo co pisemne oświadczenie) o istnieniu albo braku istnienia okoliczności stanowiących podstawę wyłączenia z postępowania.

Co więcej, zamawiający, w terminie określonym zgodnie z art. 437 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp (termin na zgłoszenie przez zamawiającego zastrzeżeń do projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, i do projektu jej zmiany lub sprzeciwu do umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, i do jej zmian), zgłasza w formie pisemnej (a nie pisemnie – bo to jednak nie to samo), pod rygorem nieważności, zastrzeżenia do projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, w przypadku gdy:

1. nie spełnia ona wymagań określonych w dokumentach zamówienia;
2. przewiduje ona termin zapłaty wynagrodzenia dłuższy niż określony w art. 464 ust. 2 ustawy Pzp (termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy, przewidziany w umowie o podwykonawstwo, nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia doręczenia wykonawcy, podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy faktury lub rachunku)
3. zawiera ona postanowienia niezgodne z art. 463 ustawy Pzp (umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki podwykonawcy, w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia, w sposób dla niego mniej korzystny niż prawa i obowiązki wykonawcy, ukształtowane postanowieniami umowy zawartej między zamawiającym a wykonawcą.).

To tylko niektóre przypadki w ustawie Pzp, gdzie występuje nadal forma pisemna. Warto o tym pamiętać…

W zamówieniach o wartości mniejszej niż 130 000 zł zamawiający nadal może żądać złożenia oferty tylko w formie pisemnej.