Czy uzasadnione jest stanowisko kontrolującego, że zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty powinien podpisać kierownik zamawiającego ?

 
Zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 1 Pzp zamawiający informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.

Należy zauważyć, że przepis art. 92 ust. 1 pkt 1 Pzp dotyczy zawiadomienia wykonawców o już dokonanej czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, a nie wyboru najkorzystniejszej oferty.

Jak przepisy Pzp regulują wybór oferty i zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty (np. w przypadku gdy powołano komisje przetargową) ?
 
Zgodnie z art. 20 ust. 3 Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego (albo zgodnie z art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp, pracownikowi zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, w tym dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty), propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.
 
Następnie kierownik zamawiającego albo pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności (np. dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty), po zapoznaniu się z dokumentacją postępowania, dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty (zatwierdza propozycję komisji przetargowej).

Wybór najkorzystniejszej oferty jest czynnością zastrzeżoną dla kierownika zamawiającego.

Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, na podstawie art. 92 ust. 1 pkt 1 Pzp, zamawiający jest obowiązany poinformować niezwłocznie wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty. Czynność zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty jest zatem czynnością dokonywaną po wyborze najkorzystniejszej oferty.

Po wejściu w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 października 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego, przed dniem 18 kwietnia 2017 r. komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zamawiający może zatem zawiadomić wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W przypadku, gdy wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w postępowaniu o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa niedopuszczalne będzie zawiadomienie wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty za pośrednictwem posłańca i faxu (art. 131bc ust. 1 i 2 Pzp).

Przepisy Pzp nie wymagają zatem, by zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty podpisał kierownik zamawiającego.

Czynność zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty nie jest czynnością zastrzeżoną dla kierownika zamawiającego. Na podstawie art. 21 ust. 3 Pzp kierownik zamawiającego określając organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, może powierzyć sporządzenie, podpisanie i przesłanie zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, członkowi komisji przetargowej.

Analogicznie kierownik zamawiającego może postąpić w przypadku zawiadomienia o unieważnieniu postępowania.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego (albo zgodnie z art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp, pracownikowi zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, w tym dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty), wniosek o unieważnienie postępowania z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Następnie kierownik zamawiającego albo pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności (np. dokonanie unieważnienia postępowania), po zapoznaniu się z dokumentacją postępowania, dokonuje unieważnienia postępowania (zatwierdza wniosek komisji przetargowej).

W poniedziałek na blogu - w jakich przypadkach kierownik zamawiającego będzie musiał podpisać zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty lub zawiadomienie o unieważnieniu postępowania.

Józef Edmund Nowicki