Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: (1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub (2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (art. 128 ust. 1 ustawy Pzp).
Wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy, tak aby był on w stanie stwierdzić, jakich oświadczeń lub dokumentów, zamawiający żąda w wezwaniu.
Treść wezwania nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, w jakim zakresie ma uzupełnić lub poprawić podmiotowy środek dowodowy, dlatego w wezwaniu zamawiający musi wskazać, jakich wymaganych oświadczeń lub dokumentów, na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca nie złożył, złożył niekompletne lub z błędami, a także na czym polega błąd w tych oświadczeniach lub dokumentach.
Dokonanie wezwania w sposób ogólny, bez wskazania konkretnych problemów występujących w ocenie zamawiającego, nie może pociągać za sobą negatywnych konsekwencji dla wykonawcy, co potwierdza orzecznictwo.
Wezwanie do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia jest czynnością jednokrotną i ponowne wezwanie wykonawcy do tego samego dokumentu jest niedopuszczalne. Skierowanie do wykonawcy kolejnego wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia tego samego dokumentu prowadziłoby do rażącego naruszenia zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.
Wykonawca może żądać ponownego wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, jeżeli treść otrzymanego wezwania jest niezrozumiała i uniemożliwia mu złożenie wymaganych oświadczeń lub dokumentów. Wykonawca może również żądać przedłużenia terminu do złożenia wymaganych oświadczeń lub dokumentów, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stronie, której nie mógł on przewidzieć, niemożliwe jest ich złożenie w terminie wskazanym w wezwaniu.
W przypadku przedłużenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, co do zasady zamawiający powinien przestrzegać zasady równego traktowania wykonawców i przedłużyć termin wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o ten sam czas. Zamawiający powinien uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, co w uzasadnionych przypadkach może być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom terminu innego niż pozostałym wykonawcom.
W przypadku wyznaczenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, zasada równego traktowania wykonawców wyraża się w wyznaczeniu wykonawcom realnej możliwości złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, a nie w wyznaczeniu wszystkim wykonawcom takiej samej liczby dni. Dopuszczalne jest więc różnicowanie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia chociażby w stosunku do wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w sytuacji, gdy zamawiający w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne nie dopuścił składania oświadczeń i dokumentów przy użyciu poczty elektronicznej.