Roboty zamienne będą mogły być wykonane na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, o ile zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (np. specyfikacji warunków zamówienia) określi w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, rodzaj i zakres robót zamiennych, warunki wprowadzenia robot zamiennych, o ile roboty zamienne nie będą prowadzić do takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
Przepisy prawa budowlanego nie definiują pojęcia robót zamiennych. Roboty zamienne to roboty nieujęte w projekcie budowlanym, które z różnych przyczyn muszą być wykonane zamiast części robót ujętych w projekcie budowlanym, w celu wykonania obiektu budowlanego. Roboty zamienne to roboty wynikające ze zmiany sposobu wykonania robót stanowiących przedmiot umowy o roboty budowlane. Na gruncie ustawy - Prawo budowlane (w skrócie „pr. bud.”) roboty zamienne to również rozwiązania zamienne w stosunku do przewidzianych w projekcie, zgłoszone przez kierownika budowy lub inspektora nadzoru inwestorskiego (art. 20 ust. 1 pkt 4 lit. b pr. bud.), zmiany w rozwiązaniach projektowych, jeżeli są uzasadnione koniecznością zwiększenia bezpieczeństwa realizacji robót budowlanych lub usprawnienia procesu budowy, o które kierownik budowy występuje do inwestora (art. 23 ust. 1 pr. bud.), oraz istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę, dopuszczalne jedynie po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę wydanej przez organ administracji architektoniczno-budowlanej (art. 36a ust. 1 pr. bud.).
Wprowadzenie robót zamiennych może wynikać m.in. z przyczyn technologicznych, geotechnicznych, ekonomicznych. Na gruncie przepisów ustawy z dnia 19 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019) zmiana umowy polegająca na wprowadzeniu robót zamiennych nie będzie mogła wykraczać poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwzględnieniem art. 455 ustawy Pzp.
Oznacza to, że roboty zamienne będą mogły być wykonane na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, o ile zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (np. specyfikacji warunków zamówienia) określi w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, rodzaj i zakres robót zamiennych, warunki wprowadzenia robot zamiennych, o ile roboty zamienne nie będą prowadzić do takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
Prawo do dokonania zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie wprowadzenia robót zamiennych przysługuje jedynie w przypadku precyzyjnego opisu okoliczności uzasadniających zmianę umowy oraz dokładnego określenia zakresu, charakteru oraz warunków wprowadzenia robót zamiennych. W przypadku wprowadzenia robót zamiennych zamawiający (inwestor) może uwzględnić zmianę wysokości wynagrodzenia. Dodatkowym ograniczeniem, jakie ustawodawca nałożył na zamawiającego w odniesieniu do zakresu zmian, jest wskazany w art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp warunek, by zmiany nie modyfikowały ogólnego charakteru umowy.
Wprowadzenie robót zamiennych nie może zatem spowodować zastąpienia zamawianych robót budowlanych innymi robotami i całkowitej zmiany przedmiotu zamówienia. Wprowadzenie robót zamiennych może być zmianą nieistotną, jeżeli wprowadzane roboty zamienne nie zmienią ogólnego charakteru umowy, a zmiana wprowadza warunki, które gdyby były postawione w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to w tym postępowaniu nie wzięliby udziału inni wykonawcy lub nie przyjęto by oferty innej treści (wiedza o wprowadzeniu robót zamiennych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie wypłynęłaby na krąg wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wynik postępowania).
W Informacji o wyniku kontroli doraźnej UZP/DKD/KND/35/15 Prezes Urzędu Zamówień Publicznych uznał, że „brak jest w przepisach prawa ustawowej definicji „prac zamiennych”. Niemniej, w praktyce realizacji zamówień na roboty budowlane występują roboty zamienne. Nawiązują do nich przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (…), wskazując na możliwość zastosowania „rozwiązań zamiennych” w trakcie prac budowlanych. W art. 20 ust. 1 pkt 4lit. b pr. bud. mowa jest o obowiązku wprowadzenia przez projektanta rozwiązań zamiennych w stosunku do przewidzianych w projekcie, zgłoszonych przez kierownika budowy lub inspektora nadzoru inwestorskiego. Sytuacja taka może mieć miejsce, w szczególności wówczas, jeżeli zmiany te są uzasadnione koniecznością zwiększenia bezpiecznej realizacji robót budowlanych lub usprawnienia procesu budowlanego, dostosowanie procesu budowlanego do zmienionej formy. Zatem roboty zamienne występują wówczas, gdy roboty ujęte w dokumentacji projektowej, przewidziane do wykonania np. w określonej technologii, opisane przy użyciu innych materiałów i urządzeń, będą za zgodą projektanta wykonywane przy użyciu innych materiałów, urządzeń lub innej technologii.
Dodać należy, że wykonanie robót zamiennych ma służyć właściwej realizacji zamówienia, które aktualnie jest w toku poprzez zmianę sposobu spełnienia określonego świadczenia wywołaną czynnikami obiektywnymi związanymi z tą realizacją. W wyniku wykonania robót zamiennych nie powinno dochodzić do rozszerzenia określonego w ofercie przedmiotu zamówienia, gdyż są one wykonywane w miejsce robót pierwotnie zakładanych. Roboty zamienne nie powodują przekroczenia przez zakres świadczenia wykonawcy jego zobowiązania zawartego w ofercie. Tym samym, na skutek ich wykonania zamawiający nie powinien otrzymać nic ponad to, co stanowiło przedmiot umowy (zostało opisane dokumentacją). W świetle powyższego, zmiany przyjęte ww. protokołem konieczności dotyczące sposobu realizacji zamówienia nie mogą zostać uznane za prace zamienne. Wykonanie ww. prac należy natomiast uznać za zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego”.