Przepis art. 56 ust. 4 ustawy Pzp nie dotyczy np. projektanta, a także innych osób, które wykonują tylko czynności związane z przygotowaniem postępowania (czynności wykonywane przed wszczęciem postępowania). Przepis ten dotyczy kierownika zamawiającego, członka komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego, a także osób mogących wpłynąć na wynik tego postępowania lub osób udzielających zamówienia.

Oświadczenie o istnieniu konfliktu interesów, o którym mowa w art. 56 ust. 2 ustawy Pzp, składa się po powzięciu wiadomości o istnieniu konfliktu interesów, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed udzieleniem zamówienia albo unieważnieniem postępowania.

Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 ustawy Pzp (prawomocne skazanie za przestępstwo określone w art. 56 ust. 3 ustawy Pzp), składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Są to czynności (merytoryczne) dokonywane od wszczęcia postępowania do udzielenia zamówienia albo unieważnienia postępowania, przy czym takie oświadczenie musi być złożone najpóźniej przed udzieleniem zamówienia albo unieważnieniem postępowania. 

Zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych „Osoby przygotowujące postępowanie niemające jednocześnie wpływu na jego wynik i niewykonujące czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania nie są zobowiązane do złożenia oświadczeń o których mowa art. 56 ust. 4 Pzp. Przykładowo można wskazać, że nie będą zobowiązane do składania takich oświadczeń osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania o charakterze pomocniczym lub techniczno - organizacyjnym.

Podobnie należy przyjąć, że zobowiązaną do złożenia oświadczeń, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp nie będzie osoba przygotowująca, dokonująca ustalenia szacunkowej wartości zamówienia. Czynność ta jest elementem przygotowania postępowania. Analogicznie nie będzie zobowiązanym do złożenia oświadczeń o których mowa w art. 56 ust. 4 Pzp  pracownik zamawiającego przygotowujący opis przedmiotu zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane lub np. autor dokumentacji projektowej, czy też broker ubezpieczeniowy doradzający zamawiającemu na etapie przygotowywania dokumentów zamówienia.” 

Oczywiście osoba, która wykonała czynności związane z przygotowaniem postępowania, i która później wykonuje żadnych czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania, musi złożyć oświadczenia, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp. Moment złożenia tych oświadczeń określają przepisy art. 56 ust. 5 i 6 ustawy Pzp.